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Donnerstag, 10. September 2020

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4 wichtige Tipps für die erfolgreiche Einführung einer automatisierten Disposition

Die Vorteile einer automatischen Disposition liegen auf der Hand: Aufwandsreduzierung, gleichbleibend hohe Planqualität, mehr Transparenz und Motivation der Mitarbeiter (siehe Automatische Lkw-Tourenplanung – mehr als nur Cost-cutting!). Im Zuge der Einführung gibt es allerdings ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, damit Sie am Ende auch die oben genannten Benefits, die eine automatische Disposition im Idealfall bietet, einfahren können.

1. Erstellen Sie eine Step-by-Step-Roadmap

Eine vollständige Automatisierung der Disposition kann nicht in einem Schritt erfolgen. Die Idee, an Tag x einen Schalter umzulegen und „ab da ist alles automatisiert“ ist in der Praxis nicht realisierbar und ganz und gar nicht sinnvoll. Vielmehr sollte von Anfang an ein Vorgehen in mehreren Einzelschritten geplant werden. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Automatisierung der Disposition ist daher eine durchdachte, mit allen Stakeholdern abgestimmten Roadmap.

Wichtige Fragen, die Sie in diesem Zusammenhang für sich beantworten sollten, sind die folgenden:

  • Welches sind die Automatisierungsschritte, mit denen bereits zu Beginn schnell erste Erfolge erzielt werden können?
    Die ersten Schritte sind von großer Bedeutung für eine langfristig angelegte Automatisierungs-Strategie. Frühe Erfolge motivieren alle Beteiligten. Darüber hinaus setzten frühe wirtschaftliche Erfolge Mittel frei, die für eine zügige Umsetzung weiterer Schritte ggf. genutzt werden können.
  • Welchen Automatisierungsgrad möchte ich perspektivisch erreichen (Vision)?
    Versuchen Sie einen Zielzustand oder ein langfristiges Etappenziel zu definieren; welchen Automatisierungsgrad wollen sie in 5 Jahren erreicht haben? Auch wenn Sie noch nicht exakt wissen, was technisch für die Realisierung notwendig ist, so wird Ihnen dieses Ziel als Kompass dienen. Von welchen Tätigkeiten wollen Sie ihre Disponenten befreien bzw. welche Tätigkeiten sollen perspektivisch automatisiert sein? Welche Konsequenzen und welche Optionen ergeben sich daraus für die Workflows in der Disposition?
  • Welche — jeweils isoliert Nutzen stiftenden — Zwischenschritte sollen auf dem Weg erreicht werden?
    Gestalten Sie den „mittleren“ Teil Ihrer Roadmap sorgfältig aus. Hier geht es darum einen motivierenden, aber realistischen Plan aufzustellen. Schnelle Erfolge sind dann idealer Weise schon erzielt. Daher wird es hier umso wichtiger, kontinuierlich mit einzelnen Schritten weitere Verbesserung für Ihr Unternehmen zu realisieren. Einen Leitfaden für eine sinnvolle Folge von Automatisierungsschritten finden Sie auch in unserem aktuellen E‑Book “Schritt für Schritt zur Automatischen Disposition”.

Bild: iStock (oatawa)

2. Bringen Sie Ihre Daten in Form

Automatisierung bedeutet immer, dass eine Maschine den Menschen bei Prozessen und Entscheidungen unterstützt. Die Maschine kann dabei aber nur die Daten nutzen, die digital vorliegen. Sind diese Daten von schlechter Qualität oder spiegeln sie nicht die betriebliche Realität wider, so wird auch ein automatisiert erstelltes Ergebnis unbefriedigend sein. Die Automatisierung liefert dann keinen Vorteil, sondern eher Nachteile.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Daten im Rahmen des Digitalisierungsprojektes in Form bringen. Dabei geht es nicht nur um die Korrektur von Datenfehlern, sondern auch darum, Dispositionswissen aus den Köpfen Ihrer Mitarbeiter in eine digital verwertbare Form zu bringen.

Im Fokus stehen insbesondere folgende Datenfelder:

  • Auftrags- und Artikeldaten
  • Standortdaten
  • Fahrzeugdaten
  • Entscheidungsregeln für die Fahrer- und Fahrzeugzuordnung

Weiterführende Tipps zur Verbesserung der Datenqualität finden Sie auch in meinem Artikel “Wie Sie die Datenqualität in Ihrer Disposition in den Griff bekommen”.

3. Wählen Sie den Softwarepartner, der zu Ihnen und Ihren Zielen passt

Ein guter Softwarepartner, der Sie während Ihres Automatisierungs-Prozesses stetig begleitet, ist von nicht zu unterschätzendem Wert. Die Wahl des richtigen Partners hat deshalb großen Einfluss auf den Nutzen, den Sie mit der Automatisierung der Disposition erzielen können.

Eine wichtige Grundvoraussetzung ist selbstverständlich, dass das Softwareprodukt selbst Ihre technischen und fachlichen Anforderungen erfüllt. Zumindest ebenso wichtig ist aber, dass die Chemie zwischen Ihnen und Ihrem Softwarepartner stimmt. Ein guter Softwarepartner wird Sie in der Regel über mehrere Ausbauschritte und den gesamten Nutzungszeitraum der Software begleiten. Prüfen Sie also sorgfältig, welcher Partner am besten zu Ihnen und ihren Anforderungen passt. Dabei sollten Sie sich insbesondere folgende Fragen stellen:

  • Verfügt der Anbieter über gutes eigenes Knowhow in den für mich wichtigen Automatisierungsthemen?
  • Kann ich bei dem Anbieter mit regelmäßiger Weiterentwicklung der Software und Innovationen im Bereich der Automatisierung der Disposition rechnen?
  • Ist der Anbieter bereit, auf meine individuellen Anforderungen einzugehen?
  • Kann ich mir vorstellen, langfristig mit den Mitarbeitern und der Führung des Lösungsanbieters zusammen zu arbeiten?

4. Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für Ihre Vision

Und zu guter Letzt, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für den Erfolg des Projektes: Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen einer Automatisierung der Disposition! Ein wesentliches Ziel der Automatisierung besteht darin, ihren Mitarbeitern monotone, wiederkehrende Aufgaben abzunehmen und Raum für neue spannende Aufgaben zu schaffen, die vorher zu kurz gekommen sind. Dennoch sind Bedenken seitens der Mitarbeiter bei derartigen Veränderungen eher die Regel als die Ausnahme. Planen Sie diese ein.

Überlegen Sie sich frühzeitig, wie Sie die Mitarbeiter für die Automatisierung begeistern können. Auch die Mitarbeiter haben eine Erwartungshaltung, die es frühzeitig herauszufinden gilt. Ängste seitens der Mitarbeiter z.B. hinsichtlich des Erhalts ihrer Arbeitsplätze oder auch nur ihrer Tätigkeiten sind natürlich. Bedenken seitens der Mitarbeiter, Entscheidungen einer Maschine zu überlassen ebenso. Hier muss gemeinsam mit den Mitarbeitern eine tragfähige Erwartungshaltung entwickelt werden.

Ein wesentliches Ziel der Automatisierung besteht darin, ihren Mitarbeitern monotone, wiederkehrende Aufgaben abzunehmen und Raum für neue spannende Aufgaben zu schaffen, die vorher zu kurz gekommen sind.

Sie brauchen Ihre Mitarbeiter, um die Automatisierung voranzutreiben. Gegen die Mitarbeiter wird es nicht funktionieren. Möglicherweise kann die Technikaffinität einiger Mitarbeiter genutzt werden, um die positiven Effekte einer Automatisierung zu bewerben.

Die Automatisierung der Disposition ist die große Chance, die Tätigkeiten Ihrer Disponenten gleichzeitig einfacher, spannender und dabei auch noch effektiver zu machen. Vermitteln Sie dies und begeistern Sie Ihre Mitarbeiter damit für die Automatisierung der Disposition!

Bild: iStock (Bojan89)

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Fazit

Geschäftsprozesse zu verändern und neue Softwaresysteme einzuführen, ist für Unternehmen nahezu immer eine Herausforderung. Dies gilt im Besonderen, wenn komplexe Entscheidungsprozesse – wie hier in der Disposition — automatisiert werden sollen. Haben Sie keine Angst davor, diese Schritte zu gehen! Die Vorteile, die sich aus einer Automatisierung der Disposition für Ihre Unternehmung ergeben, werden den Aufwand deutlich aufwiegen! Die Kunst liegt darin, die Herausforderungen auf dem Weg ernst zu nehmen und womöglich zu antizipieren. Wenn Ihnen das gelingt, wird es Ihnen gelingen, erfolgreich mit diesen umzugehen!

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