4 wichtige Tipps für die erfolgreiche Einführung einer automatisierten Disposition

Die Vorteile einer automatischen Disposition liegen auf der Hand: Aufwandsreduzierung, gleichbleibend hohe Planqualität, mehr Transparenz und Motivation der Mitarbeiter (siehe Automatische Lkw-Tourenplanung – mehr als nur Cost-cutting). Im Zuge der Einführung gibt es allerdings ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, damit Sie am Ende auch die oben genannten Benefits, die eine automatisierte Disposition im Idealfall bietet, einfahren können.

1. Erstellen Sie eine Step-by-Step-Roadmap

Eine vollständig automatisierte Disposition Ihrer Transporte kann nicht in einem Schritt erfolgen. Die Idee, an Tag x einen Schalter umzulegen und „ab da ist alles automatisiert“ ist in der Praxis nicht realisierbar und ganz und gar nicht sinnvoll. Vielmehr sollten Sie von Anfang an ein Vorgehen in mehreren Einzelschritten planen. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Automatisierung der Disposition ist daher eine durchdachte, mit allen Stakeholdern abgestimmte Roadmap.

Wichtige Fragen, die Sie in diesem Zusammenhang für sich beantworten sollten:

• Welches sind die Automatisierungsschritte, mit denen bereits zu Beginn schnell erste Erfolge erzielt werden können?
  Die ersten Schritte sind von großer Bedeutung für eine langfristig angelegte Automatisierungs-Strategie. Frühe Erfolge motivieren alle Beteiligten. Darüber hinaus setzen frühe wirtschaftliche Erfolge Mittel frei, die für eine zügige Umsetzung weiterer Schritte ggf. genutzt werden können.
• Welchen Automatisierungsgrad möchte ich perspektivisch erreichen (Vision)?
  Versuchen Sie einen Zielzustand oder ein langfristiges Etappenziel zu definieren; Welchen Automatisierungsgrad wollen sie in 5 Jahren erreicht haben? Auch wenn Sie noch nicht exakt wissen, was technisch für die Realisierung notwendig ist, so wird Ihnen dieses Ziel als Kompass dienen. Von welchen Tätigkeiten wollen Sie ihre Disponenten befreien bzw. welche Tätigkeiten sollen perspektivisch automatisiert sein? Welche Konsequenzen und welche Optionen ergeben sich daraus für die Workflows in der Disposition?
• Welche — jeweils isoliert Nutzen stiftenden — Zwischenschritte sollen auf dem Weg erreicht werden?
  Gestalten Sie den „mittleren“ Teil Ihrer Roadmap sorgfältig aus. Hier geht es darum, einen motivierenden, aber realistischen Plan aufzustellen. Schnelle Erfolge sind dann idealerweise schon erzielt. Daher wird es hier umso wichtiger, kontinuierlich mit einzelnen Schritten weitere Verbesserung für Ihr Unternehmen zu verwirklichen. (Einen Leitfaden für eine sinnvolle Folge von Automatisierungsschritten finden Sie auch im E‑Book Schritt für Schritt zur automatischen Disposition.)

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2. Bringen Sie Ihre Daten in Form

Automatisierung bedeutet immer, dass eine Maschine den Menschen bei Prozessen und Entscheidungen unterstützt. Die Maschine kann dabei aber nur die Daten nutzen, die digital vorliegen. Sind diese Daten von schlechter Qualität oder spiegeln sie nicht die betriebliche Realität wider, so wird auch ein automatisiert erstelltes Ergebnis unbefriedigend sein. Die Automatisierung liefert dann keinen Vorteil, sondern eher Nachteile.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Daten im Rahmen Ihres Weges hin zur automatisierten Disposition in Form bringen. Dabei geht es nicht nur um die Korrektur von Datenfehlern, sondern auch darum, Dispositionswissen aus den Köpfen Ihrer Mitarbeiter in eine digital verwertbare Form zu bringen.

Im Fokus stehen insbesondere folgende Datenfelder:

• Auftrags- und Artikeldaten
• Standortdaten
• Fahrzeugdaten
• Entscheidungsregeln für die Fahrer- und Fahrzeugzuordnung

Weiterführende Tipps zur Verbesserung der Datenqualität finden Sie auch im Artikel Wie Sie die Datenqualität in Ihrer Disposition in den Griff bekommen.

3. Wählen Sie den Softwarepartner, der zu Ihnen und Ihren Zielen passt

Ein guter Softwarepartner, der Sie während Ihres Automatisierungs-Prozesses stetig begleitet, ist von unschätzbarem Wert. Die Wahl des richtigen Partners hat großen Einfluss auf den Nutzen, den Sie mit einer automatisierten Disposition tatsächlich erreichen können.

Eine wichtige Grundvoraussetzung ist selbstverständlich, dass das Softwareprodukt selbst Ihre technischen und fachlichen Anforderungen erfüllt. Zumindest ebenso wichtig ist aber, dass die Chemie zwischen Ihnen und Ihrem Softwarepartner stimmt. Ein guter Anbieter wird Sie in der Regel über mehrere Ausbauschritte und den gesamten Nutzungszeitraum der Software begleiten. Prüfen Sie also sorgfältig, welcher Partner am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt. Dabei sollten Sie sich insbesondere folgende Fragen stellen:

• Verfügt der Anbieter über gutes eigenes Know-how in den für mich wichtigen Automatisierungsthemen?
• Kann ich bei dem Anbieter mit einer regelmäßigen Weiterentwicklung der Software und Innovationen im Bereich der automatisierten Disposition rechnen?
• Ist der Anbieter bereit, auf meine individuellen Anforderungen einzugehen?
• Kann ich mir vorstellen, langfristig mit den Mitarbeitern und der Führung des Lösungsanbieters zusammenzuarbeiten?

4. Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für Ihre Vision

Und zu guter Letzt, die vielleicht wichtigste Voraussetzung für den Erfolg des Projektes: Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen einer automatisierten Disposition! Ein wesentliches Ziel der Automatisierung besteht darin, ihren Mitarbeitern monotone, wiederkehrende Aufgaben abzunehmen und Raum für neue spannende Aufgaben zu schaffen, die vorher zu kurz gekommen sind. Dennoch sind Bedenken seitens der Mitarbeiter bei derartigen Veränderungen eher die Regel als die Ausnahme. Planen Sie diese ein.

Überlegen Sie sich frühzeitig, wie Sie Ihre Mitarbeiter für die Automatisierung begeistern können. Auch sie haben eine Erwartungshaltung, die es frühzeitig herauszufinden gilt. Ängste seitens der Mitarbeiter zum Beispiel hinsichtlich des Erhalts ihrer Arbeitsplätze oder auch nur ihrer Tätigkeiten sind normal. Auch mit Bedenken, Entscheidungen einer Maschine zu überlassen, müssen Sie rechnen. Entwickeln Sie hier gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern eine tragfähige Erwartungshaltung. Es kann hilfreich sein, Ihren Softwarepartner um Erfahrungsberichte aus vorigen Projekten bei anderen Kunden zu bitten.

Ein wesentliches Ziel der Automatisierung besteht darin, ihren Mitarbeitern monotone, wiederkehrende Aufgaben abzunehmen und Raum für neue spannende Aufgaben zu schaffen, die vorher zu kurz gekommen sind.

Sie brauchen Ihr Team, um die Automatisierung voranzutreiben. Gegen die Mitarbeiter wird es nicht funktionieren. Möglicherweise kann die Technikaffinität einiger Teammitglieder genutzt werden, um die positiven Effekte einer Automatisierung zu bewerben.

Die Disposition zu automatisieren, ist die große Chance, die Tätigkeiten Ihrer Disponenten gleichzeitig einfacher, spannender und effektiver zu machen. Ihr Arbeitsplatz wird moderner. Vermitteln Sie dies und begeistern Sie Ihre Mitarbeiter damit für die Automatisierung der Disposition.

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