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Digitale Vernetzung
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Transportmanagement
Montag, 06. März 2023
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Elektronischer Lieferschein – Was ist das und welche Vorteile bietet er?
In der heutigen digitalen Welt ist es wichtig, sich auf neue Technologien und Trends einzustellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Möglichkeit, die Digitalisierung in der Logistikbranche voranzubringen, ist der elektronische Lieferschein. Erfahren Sie hier, was ein digitaler Lieferschein ist, wie er funktioniert und welche Vorteile er bietet.
Warum der elektronische Lieferschein wichtig ist
Traditionell wird der Lieferschein auf Papier ausgedruckt und auf dem Transportweg mitgeführt. Das führt oft zu Problemen wie unleserlichem Schriftbild, Verlust oder Beschädigung des Dokuments. Der elektronische Lieferschein reduziert diese Risiken, indem er das Dokument digitalisiert und damit sicherer, zuverlässiger und effizienter macht. Zudem ist der Lieferschein in digitaler Form ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung von Logistikprozessen und kann Ihnen helfen, Zeit und Kosten zu sparen.
Was ist ein elektronischer Lieferschein und wie funktioniert er?
Ein elektronischer Lieferschein ist die digitale Variante des traditionellen Lieferscheins. Er enthält alle wichtigen Informationen, die auch auf dem Papierdokument enthalten sind, wie zum Beispiel die Lieferadresse, den Liefertermin, die gelieferte Ware und die Unterschrift des Empfängers. Der Unterschied liegt darin, dass der Lieferschein digitalisiert wird und so virtuell übermittelt und archiviert werden kann.
Ein elektronischer Lieferschein wird entweder von einem System automatisch erstellt oder manuell von einem Mitarbeiter. Anschließend wird er elektronisch an den Empfänger übermittelt. Der Empfänger bestätigt den Empfang durch eine digitale Unterschrift (elektronische Signatur). Der elektronische Lieferschein wird dann in einem digitalen Archiv gespeichert und lässt sich bei Bedarf jederzeit abrufen.
Die Vorteile des digitalisierten Lieferscheins
Die Umstellung auf ein digitales Dokument löst nicht nur die erwähnten Probleme wie eine unleserliche Handschrift, ein zerknittertes Papier oder das Abhandenkommen des Scheins, was übrigens auch datenschutztechnisch riskant ist. Die Vorteile reichen weiter und liegen sowohl aufseiten des Transportmanagements als auch des Empfängers der Ware.
- Papierlos: Ein elektronischer Lieferschein reduziert den Papierverbrauch und unterstützt somit die Nachhaltigkeit in der Logistik. Beispielsweise spart OPHEO-Kunde Otto Dörner jedes Jahr rund 100.000 gedruckte Lieferscheine und damit nicht zuletzt teure Druckerpatronen. (Hier geht es zur Fallstudie.)
- Zeit- und Kostenersparnis: Der digitale Lieferschein spart Zeit und Kosten, da der manuelle Versand und die manuelle Verarbeitung von Papierdokumenten entfallen. Die Archivierung von digitalen Dokumenten ist einfacher und schneller, es fällt zum Beispiel das Einscannen weg.
- Optimierte Abrechnung: Die digitale Lösung verbessert nicht nur den Auslieferungsprozess. Durch die direkte Online-Übertragung nach der Kundenunterschrift lässt sich auch der Fakturierungsprozess beschleunigen.
- Mehr Sicherheit: Das elektronische Dokument bietet mehr Sicherheit als der Schein aus Papier. Es kann nicht verloren gehen oder beschädigt werden und ist durch Verschlüsselung und Authentifizierung vor unbefugtem Zugriff geschützt.
- Verbesserte Transparenz: Der elektronische Lieferschein bietet eine höhere Transparenz, da er jederzeit abrufbar ist. Außerdem trägt er zur digitalen Vernetzung in der Logistik bei, ein zentraler Wettbewerbsvorteil und ein Faktor, der die Kundenzufriedenheit fördert.
Wie kann ein Unternehmen den elektronischen Lieferschein einführen bzw. integrieren?
Um die Vorteile des elektronischen Lieferscheins für sich zu nutzen, sollten Unternehmen eine passende Lösung suchen, die zu ihren Anforderungen und Bedürfnissen passt. Es empfiehlt sich nicht die sofortige Umstellung des gesamten Datenmanagements in der Logistik, sondern eine Pilotphase, in der die Lösung getestet wird.
Für Transportunternehmen ist es sinnvoll, den digitalen Lieferschein per Telematik und Fahrer-App einzubinden. So können die Disponenten den Lieferschein direkt auf das Gerät des Fahrers schicken. Der Fahrer und die Telematiklösung sorgen andererseits dafür, dass alle Informationen und Änderungen bei der Lieferung direkt zurückfließen. Auch Lademittelbewegungen und Kundensignaturen lassen sich so festhalten und digitalisieren.
Bessere Kommunikation und beschleunigte Prozesse
Insgesamt ist der elektronische Lieferschein eine wichtige Innovation, die die Logistikbranche in Zukunft noch stärker prägen wird. Unternehmen, die auf das digitale Dokument setzen, können ihre Prozesse effizienter, schneller und nachhaltiger gestalten. Wichtig ist ein ganzheitliches System, das alle Teile vernetzt. So erreichen Sie nicht nur eine verbesserte Kommunikation im Transportmanagement, sondern beschleunigen zugleich die nachgelagerten Prozesse.
Der elektronische Lieferschein von OPHEO
Als Transport Management System für den Straßengüterverkehr hält OPHEO neben den Kernfunktionen der Disposition und Tourensteuerung viele weitere Funktionen bereit, um Transporte effizient und kundenfreundlich zu gestalten. Der elektronische Lieferschein gehört ebenso dazu wie Auto Messaging (automatischer Avis-Versand), Tracking Link (Sendungsverfolgung) und Arrival Monitor (Ankunftsmonitor für das Lager). Die digitale Vernetzung bringt das Transportmanagement auf ein neues Niveau und verschafft den Kunden ein gesteigertes Serviceerlebnis.