Was ist eigentlich ein Transport Management System?

Sucht man als Anwender nach einem geeigneten Transport Management System, kurz TMS, wird man bei der Internetrecherche schnell von einer großen Menge an Produkttreffern erschlagen. Am Markt treten unzählige Anbieter auf, teils mit dem Begriff „Transport Management System“, teils mit „Transportmanagement Software“ oder ähnlichem. Bei genauerer Betrachtung erkennt man allerdings, dass sich hinter den Schlagwörtern Produkte mit recht unterschiedlichen Funktionalitäten und Anwendungsfällen verbergen.

Es entsteht bisweilen der Eindruck, dass ein System nur im weitesten Sinne etwas mit Transporten oder Speditionen zu tun haben muss, um als TMS bezeichnet werden zu können. Anlass genug, die Frage zu beleuchten, was im Allgemeinen unter einem Transport Management System zu verstehen ist:

Enge Begriffsdefinition
Funktionalitäten von TMS
Im weiteren Sinne: Klassifizierungen von TMS
Fazit

Enge Begriffsdefinition von TMS

Zunächst einmal ist festzustellen, dass das Kürzel TMS sowohl als Abkürzung für Transport Management System verwendet wird als auch für Transport Management Software. Dies ist unproblematisch, da beide Begriffe die gleiche Art von Softwaresystem bezeichnen und somit synonym verwendet werden können. Auch was die Schreibweise angeht (getrennt oder zusammen, von Transport Management System bis Transportmanagementsoftware etc.), finden sich alle möglichen Varianten, die letztlich dasselbe meinen.

Allgemein beschäftigt sich ein Transport Management System mit der Planung, Ausführung und Optimierung der physischen Bewegung von Gütern.[1] Es ist dabei als logistische Plattform zu betrachten, die den Anwender in die Lage versetzt, den täglichen Einsatz der verfügbaren Transportmittel zu planen, zu überwachen und zu optimieren. Und das mit vollständiger Transparenz und Kontrolle. Diese Aufzählung beschreibt ziemlich genau die zentralen Aufgaben eines Disponenten im Bereich Transportmanagement. Damit wird klar, dass der Hauptanwender eines TMS der Disponent ist.

Grundsätzlich kann es sich bei den Transportmitteln um Schiffe, Eisenbahnen, Flugzeuge oder Lkw handeln. Die meisten derzeit am Markt angebotenen Transport Management Systeme legen ihren Schwerpunkt aber auf die Steuerung von Lkw-Flotten.

Üblicherweise wird der TMS-Begriff nur in Verbindung mit externen Transporten verwendet. Der innerbetriebliche Transport wird laut DIN 30781 mit „Fördern“ bezeichnet[2] und softwaretechnisch in der Regel nicht über ein TMS, sondern über ein Intralogistiksystem abgebildet.

Funktionen von Transport Management Systemen

Die am Markt unter dem Begriff Transport Management System angebotenen Softwarelösungen umfassen häufig folgende Funktionalitäten:

• Erfassung und Verwaltung von Transportaufträgen
• Kostenkalkulation
• Tourenplanung und Disposition
• Telematikfunktionen zur Transportsteuerung und Tourenüberwachung
• Sendungsverfolgung
• Abrechnung, interne Verrechnung oder Anbindung nachgelagerter ERP-Systeme

Ob tatsächlich alle diese Funktionen oder nur ein Teil von ihnen benötigt wird, hängt stark von den individuellen Anforderungen des anwendenden Unternehmens ab. Dabei sind insbesondere die Blickwinkel von Transporteuren und Verladern klar voneinander zu unterscheiden.

Unterschiedliche Blickwinkel auf das TMS: Transportdienstleister versus Verlader

Historisch gesehen erfolgte die erste Unterstützung des Transportmanagements durch Software in der Form von Speditionssoftware des Transport- und Logistikdienstleisters. Heutige Transport Management Systeme stellen eine Weiterentwicklung der konventionellen Speditionssoftware dar und werden auch seitens der Verlader, also Industrie und Handel, in immer stärkerem Maße verwendet.

Die zum Teil erheblichen funktionalen Unterschiede zwischen TMS-Lösungen sind auch durch die unter­schied­lichen Blickwinkel und Anforderungen von Transportunternehmen und Verladern zu erklären. Für den Transporteur stellt die Durchführung von Transporten den Kern der Wertschöpfung seines Unternehmens dar. Um diesen Kern drehen sich für ihn fast alle Prozesse, nicht nur die Transportprozesse. Deshalb sollte eine Software für das Transportmanagement aus Sicht des Transporteurs alle Unternehmensprozesse in möglichst einem einzigen monolithischen System abbilden können.

Transport Management System = Speditionssoftware?

Um diese Anforderung zu erfüllen, entstanden seit Ende der 1980er Jahre sogenannte „Speditionssoftwaresysteme“. Sie fokussierten zunächst allerdings die vertrieblichen und kaufmännischen Anforderungen der Transportunternehmen. Später wurden in den Systemen oft einfache Funktionen zur Disposition und Tourenplanung sowie zur Durchführungsüberwachung ergänzt. Mit dem Aufkommen des TMS-Begriffs wurden diese Speditionssoftwaresysteme dann auch unter dem Label Transport Management System verkauft.

Die Ansicht, dass „heutige Transport Management Systeme eine Weiterentwicklung der konventionellen Speditionssoftware darstellen“[3], ist vor dem Hintergrund dieser historischen Entwicklung vertretbar. Allerdings wird dabei nicht berücksichtigt, dass die Anforderungen von Verladern an ein Transport Management System deutlich von denen der Transporteure und Spediteure abweichen.

Transportmanagement-Lösungen bei Verladern

Für das Transportmanagement des Verladers spielen administrative, kaufmännische und vertriebliche Aufgaben wie Kundenverwaltung, Angebotserstellung oder Faktura in der Regel keine Rolle. Diese Funktionen werden üblicher­weise in ERP-Systemen abgebildet und beziehen sich nicht nur auf die Transportleistung, sondern primär auf die gelieferten Waren.

Im Mittelpunkt der von der verladenden Wirtschaft benötigten Transport Management Systeme stehen vielmehr die Funktionen, die schon in der oben zitierten Begriffsdefinition als Kernelemente genannt wurden: Planung, Optimierung und Überwachung der Transporte. Ergänzt werden die TMS-Kernelemente für den Verlader durch Funktionen zur Auswahl und Datenanbindung des Transporteurs.

Speditionssoftware & Transportmanagement Software im Vergleich

Berücksichtigt man die Anforderungen der Verlader in der begrifflichen Abgrenzung zwischen Speditionssoftware und TMS, so trifft wohl am besten die folgende Formulierung zu: Speditionssoftware­lösungen umfassen zum Teil auch TMS-Funktionen, darüber hinaus bieten sie üblicher­weise aber einiges an Zusatz­funktio­nalität im kauf­män­nisch-administra­tiven Bereich, da dort der Anwendungsfokus von Speditionssoftware liegt.

Die folgende Abbildung stellt die TMS-Anforderungen von Transporteuren und Verladern gegenüber. Sie verdeutlicht, dass die Schnittmenge gerade bei den Kern­funk­tionen Planung (Tourenplanung), Optimierung, Überwachung und Kontrolle von Transporten liegt.

Welche Arten von Transportmanagementsystemen gibt es?

Fasst man den Begriff TMS auf der anderen Seite bewusst etwas weiter, ergeben sich weitere interessante Ansätze. Die unter dem Schlagwort TMS für den Straßengüterverkehr angebotenen Softwarelösungen unterscheiden sich zum Teil ganz erheblich in den unterstützten Funktio­nali­täten. Mit Hilfe der weiter unten folgenden Einteilung in fünf Klassen können Anwender eine Vorauswahl der für sie relevanten Transportmanagementsysteme vornehmen. Die zentralen Fragen aus Anwendersicht sind dabei:

• Welche User will ich vor allem mit dem neuen System unterstützen?
• Welche Aufgaben sollen durch sehr umfassende Funktionen abgebildet werden und wo reicht Basisfunktionalität aus?
• Welche Lösung adressiert nur das, was ich benötige, und bei welcher Lösung kaufe ich viel mehr als ich brauche?

Am Transportprozess beteiligte User und Abteilungen

Zur Klassifizierung der verschie­denen Transportmanagementsysteme ist zunächst ein Blick auf die am Transportprozess betei­ligten Mitar­beiter:innen hilfreich. Es lassen sich folgende direkt oder indirekt beteiligte Personen­gruppen und Abteilungen im Unternehmen identi­fizieren:

• Lager: Ist für Umschlag, Einlagerung sowie die recht­zeitige und voll­ständige Bereit­stellung der zu transpor­tie­renden Waren verant­wortlich. Bei reinen Transportunternehmen entfällt diese Funktion, da die Waren­bereit­stellung durch den Versender erfolgt.
• Vertrieb & Verwaltung: Erstellen Angebote und Aufträge und führen nach erfolgreich durch­ge­führtem Transport die Nachbear­beitung, wie z.B. die Abrechnung der Leistung durch.
• Disponenten: Führen die Tourenplanung sowie die Fahrzeug- oder Dienstleister­zuord­nung durch, überwachen die laufenden Transporte und müssen auf unvorher­gesehene Planabweichungen vorbe­reitet sein.
• Fahrer: Sind für die Durchführung der von den Disponenten geplanten Transporte verant­wortlich. Dies beinhaltet neben der reinen Fahrtätigkeit oft auch unter­stützende Arbeiten bei der Be- und Entladung, insbe­sondere die Ladungssicherung.
• Fuhrparkmanager: Sind dafür zuständig, dass die Fahrzeuge in technisch einwand­freiem Zustand für die Transporte bereit­stehen. Außerdem überwachen sie die laufenden Fuhrparkkosten, z.B. für Treibstoffe, Instandhaltung und Reparaturen.

Kommen wir nun zur näheren Klassifizierung von Transport Management Systemen:

1. ERP- und Speditionssoftware

Die administrativen Aufgaben in Industrie und Handel werden häufig durch ERP-Systeme unterstützt. Sie decken Prozesse wie Angebots­erstellung, Auftragswesen und Abrechnung ab, teilweise sogar bis hin zur Buchhaltung. Häufig sind auch Module zur Bestands­führung und Lagerverwaltung enthalten. ERP-Systeme werden in der Regel zwar nicht explizit als Transport Management Systeme bezeichnet, enthalten oft aber auch einfache Basis­funktionen für die Tourenplanung und werden deshalb der Vollstän­digkeit halber in dieser Klassifikation mit aufgeführt.

ERP-Lösungen, die auf die Anforderungen von Spediteuren zuge­schnitten sind, werden als Speditionssoftwaresysteme bezeichnet. Sie existieren seit den 1990er Jahren und können als die ersten Transportmanagementsysteme im engeren Sinne angesehen werden. Als zentrales Admini­strations­system sollten sie in keiner Spedition fehlen.

Die Lösungen unterstützen oft auch die Fuhrparkverwaltung, bieten Schnittstellen zur Zollabwicklung und Gefahrgutanmeldung und enthalten Grund­funktionen zur Tourenplanung und ‑überwachung. Es fehlen allerdings meist Funktionen zur Automatisierung der Tourenplanung und für die nach­fol­genden Aufgaben des Transportmanagements, wie Forecasting und Fahrer-Unterstützung.

2. Tourenplanungssoftware

Tourenplanungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Planung und Optimierung von Touren. Die zu verplanenden Transportaufträge werden in den meisten Fällen von Vorsystemen wie ERP-Systemen oder Speditionssoftware übernommen. Häufig verwenden Tourenplanungssysteme mathema­tische Optimierungs­algorithmen, die automatisiert Tourenpläne nach vorgege­benen Kriterien erstellen.

Eine Überwachung und Steuerung der Transportdurchführung erfolgt in reinen Tourenplanungssystemen oft gar nicht oder nur rudimentär. Zum Teil verfügen die Lösungen über keine eigene Benutzeroberfläche, sondern bestehen nur aus einem Optimizer, der die generierten Tourenpläne an das vorgelagerte ERP- oder Speditionssoftwaresystem zurückgibt.

3. Transportleitstandsysteme

Der Begriff des Transportleitstands ist abgeleitet von den aus der Industrie bekannten Produk­tions­leit­ständen, mit denen der Produktions­ablauf innerhalb eines Maschinenparks geplant und überwacht werden kann. Der Transportleitstand unterstützt ganzheitlich die Aufgaben des Transportdisponenten und grenzt sich damit von Speditionssoftware und Telematiksystemen ab, die den admini­strativen User bzw. den Fahrer als primären Anwender fokussieren.

Kernfunktionen des Transportleitstands sind die (automatisierte) Tourenplanung und Disposition, die Überwachung und Steuerung der laufenden Transporte sowie die Berechnung der voraus­sicht­lichen Entwicklung in den nächsten Stunden, die als Forecasting bezeichnet wird. Dabei kommt vor allem dem ETA-Forecasting, also der Berechnung der voraus­sicht­lichen Ankunftszeit (Estimated Time of Arrival) eine immer größere Bedeutung zu, da sowohl für den Kunden als auch für die eigene Kommissionierung die Kenntnis der ETA-Zeiten für die Steuerung der weiteren Abläufe besonders wertvoll ist.

Die laufende Einbeziehung der aktuellen Lenkzeitdaten des Fahrers spielt sowohl für die Tourenplanung als auch für das Forecasting eine wichtige Rolle. Transportleitstandsysteme sind deshalb durch eine enge Integration nicht nur mit vorgelagerten ERP- oder Speditionssoftwaresystemen, sondern auch mit nachge­lagerten Telematik­systemen gekenn­zeichnet.

4. Telematiksysteme

Telematik verknüpft Telekommunikation und Informatik miteinander. Im Kontext des Transportmanagements bedeutet dies die Übertragung von Daten zwischen der Disposition auf der einen und dem Fahrzeug bzw. Fahrer auf der anderen Seite.

Telematiksysteme bestehen zumeist aus einer mobilen Anwendung, die durch den Fahrer bedient wird, und einer webbasierten Benutzeroberfläche für den Disponenten zur Überwachung und Steuerung der Touren. Anbieter von Telematiksystemen bezeichnen ihre Lösungen immer häufiger auch als Transport Management System oder Transportmanagement Software und sind deshalb Bestandteil dieser Klassifikation.

5. Transport-Plattformen

Transport-Plattformen sind keine Transport Management Systeme im engeren Sinne und stellen deshalb eine Sonderklasse dar. Sie unterstützen die Transportvergabe eines beauftragenden Unternehmens (Versender oder Spediteur) an einen Dienstleister, der die Verantwortung für die Durchführung des Transports übernimmt. Das weitere Management des vergebenen Transports obliegt somit dem Dienstleister. Inzwischen werden Transport-Plattformen zum Teil auch durch Funktionen zur Sendungsverfolgung ergänzt, so dass der Auftraggeber zwar keine vollständige Kontrolle, aber zumindest Transparenz über den Auslieferungsprozess hat.

Zusätzlich zu beachten sind die meist noch als Start-ups agierenden „Digitalen Speditionen“, die seit einigen Jahren mit ihren Transport-Plattformen auf den Markt drängen. Sie stellen jedoch anders als bislang im Markt üblich keine proprietäre Software mehr zur Verfügung, sondern treten selbst als Anbieter speditioneller Leistungen auf. Dabei führen sie auf ihren Online-Plattformen ein Matching zwischen Transport-Anfragen auf der einen und freien Transport-Kapazitäten der teilnehmenden Transportunternehmen auf der anderen Seite durch.

TMS-Zusatzfunktionen zur digitalen Vernetzung mit Kunden

Das Transportmanagement wird immer weiter digitalisiert, was vor allem heißt: vernetzt. In diesem Zuge bieten mehr und mehr Transport Management Systeme, die der Klasse der Transportleitstände zuzuordnen sind, zusätzlich die Möglichkeit, den Kunden bzw. Warenempfänger in den Datenfluss einzubeziehen. Dies erfolgt zum Beispiel über Funktionen zur Sendungsverfolgung oder zum automatischen Versand von Avisen, also elektronischen Mitteilungen zum voraussichtlichen Lieferzeitpunkt (auch Estimated Time of Arrival oder kurz ETA) der Ware.

Durch die Integration von Telematiksystemen lassen sich darüber hinaus auch Lieferscheine elektronisch an den Fahrer übermitteln und bei Warenauslieferung mit digitalen Kundenunterschriften versehen. Der elektronische Lieferschein inklusive Kundenunterschrift kann anschließend digital an das Transport Management System rückübermittelt und dem Kunden papierlos zur Verfügung gestellt werden.

Diese Zusatzfunktionen zur digitalen Vernetzung sind sowohl für Verlader als auch für Transporteure relevant und sollten heutzutage in keinem Transport Management System fehlen, weil sie zentrale Mehrwerte für den Kunden darstellen.