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Transportmanagement

Mittwoch, 23. Oktober 2019

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Was ist eigentlich ein Transport Management System?

Sucht man als Anwender nach einem geeigneten Transport Management System, kurz TMS, so wird man bei der Internetrecherche schnell von einer großen Menge an Produkttreffern erschlagen. Im Markt treten unzählige Anbieter auf. Bei genauerer Betrachtung erkennt man allerdings, dass sich hinter dem Schlagwort TMS Produkte mit zum Teil sehr unterschiedlichen Funktionalitäten und Anwendungsfällen verbergen. Es entsteht bisweilen der Eindruck, dass ein System nur im weitesten Sinne etwas mit Transporten oder Speditionen zu tun haben muss, um als TMS bezeichnet werden zu können. Anlass genug, die Frage zu beleuchten, was im Allgemeinen unter einem Transport Management System zu verstehen ist:

Enge Begriffsdefinition
Funktionalitäten von TMS
Im weiteren Sinne: Klassifizierungen von TMS
Fazit

Enge Begriffsdefinition

Zunächst einmal ist festzustellen, dass das Kürzel TMS sowohl als Abkürzung für Transport Management System verwendet wird als auch für Transport Management Software. Dies ist unproblematisch, da beide Begriffe die gleiche Art von Softwaresystem bezeichnen und somit synonym verwendet werden können.

Allgemein beschäftigt sich ein Transport Management System mit der Planung, Ausführung und Optimierung der physischen Bewegung von Gütern.[1] Es ist dabei als logistische Plattform zu betrachten, die den Anwender in die Lage versetzt, den täglichen Einsatz der zur Verfügung stehenden Transportmittel zu planen, zu überwachen und zu optimieren. Und das mit vollständiger Transparenz und Kontrolle. Diese Aufzählung beschreibt ziemlich genau die zentralen Aufgaben des Disponenten. Damit wird klar, dass der Hauptanwender eines TMS der Disponent ist.

Grundsätzlich kann es sich bei den Transportmitteln um Schiffe, Eisenbahnen, Flugzeuge oder Lkw handeln. Die meisten derzeit am Markt angebotenen Transport Management Systeme legen ihren Schwerpunkt aber auf die Steuerung von Lkw-Flotten.

Üblicherweise wird der TMS-Begriff nur in Verbindung mit externen Transporten verwendet. Der innerbetriebliche Transport wird laut DIN 30781 mit „Fördern“ bezeichnet[2] und softwaretechnisch in der Regel auch nicht über ein TMS, sondern über ein Intralogistiksystem abgebildet.

Funktionen von Transport Management Systemen

Die am Markt unter dem Begriff Transport Management Systeme angebotenen Softwarelösungen umfassen häufig folgende Funktionalitäten:

  • Erfassung und Verwaltung von Transportaufträgen
  • Kostenkalkulation
  • Tourenplanung und Disposition
  • Telematikfunktionen zur Transportsteuerung und Tourenüberwachung
  • Sendungsverfolgung
  • Abrechnung, interne Verrechnung oder Anbindung nachgelagerter ERP-Systeme

Ob tatsächlich alle diese Funktionen oder nur ein Teil von ihnen benötigt wird, hängt stark von den individuellen Anforderungen des anwendenden Unternehmens ab. Dabei sind insbesondere die Blickwinkel von Transporteuren und Verladern klar voneinander zu unterscheiden.

Unterschiedliche Blickwinkel auf das TMS: Transportdienstleister versus Verlader

Historisch gesehen erfolgte die IT-Unterstützung des Transport Management zunächst durch die Speditionssoftware des Transport- und Logistikdienstleisters. Heutige Transport Management Systeme stellen eine Weiterentwicklung der konventionellen Speditionssoftware dar und werden auch seitens der Verlader, also Industrie und Handel, in immer stärkerem Maße verwendet.

Die zum Teil erheblichen funktionalen Unterschiede zwischen TMS-Lösungen sind auch durch die unterschiedlichen Blickwinkel und Anforderungen von Transportunternehmen und Verladern zu erklären. Für den Transporteur stellt die Durchführung von Transporten den Kern der Wertschöpfung seines Unternehmens dar. Um diesen Kern drehen sich für ihn fast alle Prozesse, nicht nur die Transportprozesse. Hinsichtlich der Unterstützung durch Software hat der Transporteur deshalb die Anforderung, in möglichst einem einzigen monolithischen System alle Unternehmensprozesse abbilden zu können. Zur Befriedigung dieser Anforderung entstanden seit Ende der 1980er Jahre sogenannte „Speditionssoftwaresysteme“. Sie fokussierten zunächst allerdings die vertrieblichen und kaufmännischen Anforderungen der Transportunternehmen. Später wurden in den Systemen oft einfache Funktionen zur Disposition und Tourenplanung sowie zur Durchführungsüberwachung ergänzt. Mit dem Aufkommen des TMS-Begriffs wurden diese Speditionssoftwaresysteme dann auch unter dem Label Transport Management System verkauft.

Die Ansicht, dass „heutige Transport Management Systeme eine Weiterentwicklung der konventionellen Speditionssoftware darstellen“[3], ist vor dem Hintergrund dieser historischen Entwicklung vertretbar. Allerdings wird dabei nicht berücksichtigt, dass die Anforderungen von Verladern an ein Transport Management System deutlich von denen der Transporteure und Spediteure abweichen.

Für das Transportmanagement des Verladers spielen administrative, kaufmännische und vertriebliche Aufgaben wie Kundenverwaltung, Angebotserstellung oder Faktura in der Regel keine Rolle, da diese Funktionen üblicherweise in ERP-Systemen abgebildet werden und sich nicht nur auf die Transportleistung, sondern primär auf die gelieferten Waren beziehen. Im Mittelpunkt der von der verladenden Wirtschaft benötigten Transport Management Systeme stehen vielmehr die Funktionen, die schon in der oben zitierten Begriffsdefinition als Kernelemente genannt wurden: Planung, Optimierung und Überwachung der Transporte. Ergänzt werden die TMS-Kernelemente für den Verlader durch Funktionen zur Auswahl und Datenanbindung des Transporteurs.

Berücksichtigt man die Anforderungen der Verlader in der begrifflichen Abgrenzung zwischen Speditionssoftware und TMS, so trifft wohl am besten die folgende Formulierung zu: Speditionssoftwarelösungen umfassen zum Teil auch TMS-Funktionen, darüber hinaus bieten sie üblicherweise aber auch noch einiges an Zusatzfunktionalität im kaufmännisch-administrativen Bereich, da dort der Anwendungsfokus von Speditionssoftware liegt.

Die folgende Abbildung stellt die TMS-Anforderungen von Transporteuren und Verladern gegenüber und verdeutlicht, dass die Schnittmenge gerade bei den Kernfunktionen Planung (Tourenplanung), Optimierung, Überwachung und Kontrolle von Transporten liegen.

Welche Arten von Transportmanagementsystemen gibt es?

Fasst man den Begriff TMS auf der anderen Seite bewusst etwas weiter, ergeben sich weitere interessante Ansätze. Die verschiedenen, unter dem Schlagwort TMS für den Straßengüterverkehr angebotenen Softwarelösungen, unterscheiden sich wie anfangs erwähnt zum Teil ganz erheblich in den unterstützten Funktionalitäten. Mit Hilfe der folgenden Einteilung in fünf Klassen können Anwender eine Vorselektion der für sie relevanten Transportmanagementsysteme vornehmen. Die zentralen Fragen aus Anwendersicht sind dabei:

  • Welche User will ich vor allem mit dem neuen System unterstützen?
  • Welche Aufgaben sollen durch sehr umfassende Funktionen abgebildet werden und wo reicht Basisfunktionalität aus?
  • Welche Lösung adressiert nur das, was ich benötige, und bei welcher Lösung kaufe ich viel mehr als ich brauche?

Am Transportprozess beteiligte User und Abteilungen

Zur Klassifizierung der verschiedenen Transportmanagementsysteme ist zunächst ein Blick auf die verschiedenen am Transportprozess beteiligten Mitarbeiter hilfreich. Es lassen sich folgende direkt oder indirekt beteiligte Personengruppen und Abteilungen im Unternehmen identifizieren:

  • Lager: Ist für Umschlag, Einlagerung sowie die rechtzeitige und vollständige Bereitstellung der zu transportierenden Waren verantwortlich. Bei reinen Transportunternehmen entfällt diese Funktion, da die Warenbereitstellung durch den Versender erfolgt.
  • Vertrieb & Verwaltung: Erstellen Angebote und Aufträge und führen nach erfolgreich durchgeführtem Transport die Nachbearbeitung, wie z.B. die Abrechnung der Leistung durch.
  • Disponenten: Führen die Tourenplanung sowie die Fahrzeug- oder Dienstleisterzuordnung durch, überwachen die laufenden Transporte und müssen auf unvorhergesehene Planabweichungen vorbereitet sein.
  • Fahrer: Sind für die Durchführung der von den Disponenten geplanten Transporte verantwortlich. Dies beinhaltet neben der reinen Fahrtätigkeit oft auch unterstützende Arbeiten bei der Be- und Entladung, insbesondere die Ladungssicherung.
  • Fuhrparkmanager: Sind dafür zuständig, dass die Fahrzeuge in technisch einwandfreiem Zustand für die Transporte bereitstehen. Außerdem überwachen sie die laufenden Fuhrparkkosten, z.B. für Treibstoffe, Instandhaltung und Reparaturen

ERP- und Speditionssoftware

Die administrativen Aufgaben in Industrie und Handel werden in der Regel durch ERP-Systeme unterstützt. Sie decken Prozesse wie Angebotserstellung, Auftragswesen und Abrechnung ab, teilweise sogar bis hin zur Buchhaltung. Häufig sind auch Module zur Bestandsführung und Lagerverwaltung enthalten. ERP-Systeme werden in der Regel zwar nicht explizit als Transport Management Systeme bezeichnet, enthalten oft aber auch einfache Basisfunktionen für die Tourenplanung und werden deshalb der Vollständigkeit halber in dieser Klassifikation mit aufgeführt.

ERP-Lösungen, die auf die Anforderungen von Spediteuren zugeschnitten sind, werden als Speditionssoftwaresysteme bezeichnet. Sie existieren seit den 1990er Jahren und können als die ersten Transportmanagementsysteme im engeren Sinne angesehen werden. Als zentrales Administrationssystem sollten sie in keiner Spedition fehlen. Die Lösungen unterstützen oft auch die Fuhrparkverwaltung, bieten Schnittstellen zur Zollabwicklung und Gefahrgutanmeldung und enthalten Grundfunktionen zur Tourenplanung und ‑überwachung. Es fehlen allerdings in der Regel Funktionen zur Automatisierung der Tourenplanung und für die nachfolgenden Aufgaben des Transportmanagements, wie Forecasting und Fahrer-Unterstützung.

Tourenplanungssoftware

Tourenplanungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Planung und Optimierung von Touren. Die zu verplanenden Transportaufträge werden in aller Regel von Vorsystemen, wie ERP-Systemen oder Speditionssoftware, übernommen. Häufig verwenden Tourenplanungssysteme mathematische Optimierungsalgorithmen, die automatisiert Tourenpläne nach vorgegebenen Kriterien erstellen können. Eine Überwachung und Steuerung der Transportdurchführung erfolgt in reinen Tourenplanungssystemen oft gar nicht oder nur rudimentär. Zum Teil verfügen die Lösungen über keine eigene Benutzeroberfläche, sondern nur aus einem Optimizer, der die generierten Tourenpläne an das vorgelagerte ERP- oder Speditionssoftwaresystem zurückgibt.

Transportleitstandsysteme

Der Begriff des Transportleitstands ist abgeleitet von den aus der Industrie bekannten Produktionsleitständen, mit denen der Produktionsablauf innerhalb eines Maschinenparks geplant und überwacht werden kann. Der Transportleitstand unterstützt ganzheitlich die Aufgaben des Transportdisponenten und grenzt sich damit von Speditionssoftware und Telematiksystemen ab, die den administrativen User bzw. den Fahrer als primären Anwender fokussieren.

Kernfunktionen des Transportleitstands sind die (automatisierte) Tourenplanung und Disposition, die Überwachung und Steuerung der laufenden Transporte sowie die Berechnung der voraussichtlichen Entwicklung in den nächsten Stunden, die als Forecasting bezeichnet wird. Dabei kommt vor allem dem ETA-Forecasting, also der Berechnung der voraussichtlichen Ankunftszeit (Estimated Time of Arrival) eine immer größere Bedeutung zu, da sowohl für den Kunden als auch für die eigene Kommissionierung die Kenntnis der ETA-Zeiten für die Steuerung der weiteren Abläufe besonders wertvoll ist.

Die laufende Einbeziehung der aktuellen Lenkzeitdaten des Fahrers spielt sowohl für die Tourenplanung als auch für das Forecasting eine wichtige Rolle. Transportleitstandsysteme sind deshalb durch eine enge Integration nicht nur mit vorgelagerten ERP- oder Speditionssoftwaresystemen, sondern auch mit nachgelagerten Telematiksystemen gekennzeichnet.

Telematiksysteme

Telematik verknüpft Telekommunikation und Informatik miteinander. Im Kontext des Transportmanagements bedeutet dies die Übertragung von Daten zwischen der Disposition auf der einen und dem Fahrzeug bzw. Fahrer auf der anderen Seite. Telematiksysteme bestehen zumeist aus einer mobilen Anwendung, die durch den Fahrer bedient wird und einer webbasierten Benutzeroberfläche für den Disponenten zur Überwachung und Steuerung der Touren. Anbieter von Telematiksystemen bezeichnen ihre Lösungen immer häufiger auch als Transport Management Systeme und sind deshalb Bestandteil dieser Klassifikation.

Transport-Plattformen

Transport-Plattformen sind keine Transport Management Systeme im engeren Sinne und stellen deshalb eine Sonderklasse dar. Sie unterstützen die Transportvergabe eines beauftragenden Unternehmens (Versender oder Spediteur) an einen Dienstleister, der die Verantwortung für die Durchführung des Transports übernimmt. Das weitere Management des vergebenen Transports obliegt somit dem Dienstleister. Inzwischen werden Transport-Plattformen zum Teil auch durch Funktionen zur Sendungsverfolgung ergänzt, so dass der Auftraggeber zwar keine vollständige Kontrolle, aber zumindest Transparenz über den Auslieferungsprozess hat.

Zusätzlich zu beachten sind die meist noch als Startups agierenden „Digitalen Speditionen“, die seit einigen Jahren mit ihren Transport-Plattformen auf den Markt drängen. Sie stellen jedoch anders als bislang im Markt üblich keine proprietäre Software mehr zur Verfügung, sondern treten selber als Anbieter speditioneller Leistungen auf. Dabei führen sie auf ihren Online-Plattformen ein Matching zwischen Transport-Anfragen auf der einen und freien Transport-Kapazitäten der teilnehmenden Transportunternehmen auf der anderen Seite durch.

Ein Logistiklager mit Lkw-Fuhrpark

Zusatzfunktionen zur digitalen Vernetzung mit Kunden

Im Zuge der Digitalisierung des Transportmanagements bieten immer mehr Transport Management Systeme, die der Klasse der Transportleitstände zuzuordnen sind, auch die Möglichkeit, den Kunden bzw. Warenempfänger in den elektronischen Datenfluss einzubeziehen. Dies erfolgt zum Beispiel über Funktionen zur Sendungsverfolgung oder zum automatischen Versand von Avisen, also elektronischen Mitteilungen zum voraussichtlichen Lieferzeitpunkt (auch Estimated Time of Arrival oder kurz ETA) der Ware.

Durch die Integration von Telematiksystemen können darüber hinaus auch Lieferscheine elektronisch an den Fahrer übermittelt und bei Warenauslieferung mit digitalen Kundenunterschriften versehen werden. Der elektronische Lieferschein inkl. Kundenunterschrift kann anschließend digital an das TMS rückübermittelt und dem Kunden papierlos zur Verfügung gestellt werden.

Diese Zusatzfunktionen zur digitalen Vernetzung sind sowohl für Verlader als auch für Transporteure relevant und sollten heutzutage in keinem Transport Management System fehlen.

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Fazit

Kernelemente eines Transport Management Systems sind die Funktionen zur Tourenplanung, Optimierung und Überwachung der Transporte. Hauptanwender ist der Disponent. Die am Markt unter dem Begriff Transport Management System angebotenen Softwarelösungen umfassen zum Teil deutlich mehr Funktionen, insbesondere wenn es sich um Speditionssoftware handelt. Für Speditionen können diese Mehrfunktionen interessant sein, für Verlader in der Regel nicht.

Leider werden teilweise auch Systeme unter dem Schlagwort TMS angeboten, in denen die Kernfunktionen Planung, Optimierung und Überwachung gar nicht oder nur zum geringen Teil vorhanden sind. Für diese Produkte ist die Verwendung des Begriffs Transport Management System als grenzwertig anzusehen.

Quellen:
[1] https://searcherp.techtarget.com/definition/transportation-management-system-TMS; 11.02.2019
[2] https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/transport-47563; 11.02.2019
[3] Kraft, Volker; Schonebom, Jens: Transport-Management-Systeme. In: Ten Hompel, Michael (Hrsg.): IT in der Logistik 2013/2014 : Marktübersicht & Funktionsumfang: Enterprise-Resource.Planning, Warehouse-Management, Transport-Management & Supply-Chain-Management-Systeme