Experten-Blog

Datenmanagement
Transportmanagement

Dienstag, 03. März 2020

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden mit unserem Blog-Abo!

Neueste Experten-Blogs

Wie Sie die Datenqualität in Ihrer Disposition in den Griff bekommen

Die Automatisierung der Disposition verheißt eine Reihe von Vorteilen. Sie bedeutet mehr als nur Cost-Cutting. Alle Vorteile einzufahren, ist jedoch kein Selbstgänger. Vielmehr müssen Sie zuvor sicherstellen, dass einige wichtige Voraussetzungen erfüllt sind, vor allem was die Datenqualität der Disposition angeht. Die Einführung einer automatisierten Disposition erfordert – wie jede Prozessverbesserung und jede Softwareeinführung – ein überlegtes und strukturiertes Vorgehen. Anderenfalls sind enttäuschte Erwartungen programmiert.

Datenqualität in der Disposition – Ein Plädoyer

In diesem Beitrag stellen wir die wichtigste Voraussetzung für eine Automatisierung der Disposition in den Fokus. Wir beleuchten die Frage: Haben Sie alle für eine automatische Disposition notwendigen Daten im Griff?

Falls Sie diese Frage verneinen müssen, wird es schwierig bis unmöglich werden, die Vorteile der Automatisierung tatsächlich einzufahren. Eine alte IT-Weisheit besagt: „Garbage in, garbage out“ (Datenmist rein, Datenmist raus). Mit anderen Worten: Dieser Beitrag ist ein Plädoyer für Datenqualität in der Disposition.

Spiegeln Ihre Daten die betriebliche Realität wider?

Automatisierung heißt immer, dass eine Maschine den Menschen bei Prozessen und Entscheidungen unterstützt. Die Maschine kann dabei aber nur die digital vorliegenden Daten nutzen. Spiegeln diese Daten nicht die betriebliche Realität wider bzw. sind diese von schlechter Qualität, so wird auch ein automatisiert erstelltes Ergebnis unbefriedigend sein.

Die Automatisierung bringt dann keinen Vorteil. Im Gegenteil: Werden automatisiert errechnete Ergebnisse oder Pläne befolgt, obwohl diese auf einer unsauberen Datenbasis beruhen, kann das zu deutlich schlechteren Resultaten führen.

Warum ist Datenqualität in der Disposition wichtig?

Weshalb ist die Datenqualität auf dem Weg zur automatischen Disposition überhaupt ein Thema? Innerhalb der manuellen Prozesse benötigte man die Daten doch auch bereits? Die Antwort ist so simpel wie einleuchtend: Bei manuellen Prozessen wird immer sehr viel implizites Wissen der Akteure genutzt.

Ein Vorgehen nach dem Schema „Wie bitte, der Lkw ist 20 Zentimeter zu kurz? Das ist doch Quatsch, die Lkw sind alle länger, als in den Daten steht; das hat bisher immer gepasst“, kann ein digitaler Prozess nicht nachbilden. Soll er auch überhaupt nicht.

Die verbreitete Kombination aus falschen Daten und manueller Korrektur per „Bauchgefühl“ sollte generell besser durch korrekte Daten abgelöst werden. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, sich mit hoher Priorität um die Qualität der eigenen Dispositionsdaten zu kümmern. Bei Nichtbeachtung führt dies bei den Anwendern leider häufig zu Frust und zu einer Ablehnung neuer Software-Tools.

Bild: iStock (subtik)

Im Fokus stehen bei der Disposition insbesondere folgende Daten:

Auftrags- und Artikeldaten

  • Entsprechen angegebene Zeitfenster tatsächlich den Kundenpräferenzen oder besteht implizites oder Erfahrungs-Wissen bzw. sind die wirklichen Präferenzen ggf. abweichend oder dehnbar? (Beispiel: Der Termin liegt zwar am Nachmittag, der Kunde wird dennoch lieber gleich früh am Morgen beliefert).
  • Sind die Artikeldaten (Kapazitätsbedarf, besondere Eigenschaften, etc.) korrekt vorhanden?

Standortdaten

  • Sind die Öffnungszeiten bekannt, aktuell und richtig?
  • Verfügen wir über korrekte und präzise Adress- bzw. Lokalisierungsdaten?

Fahrzeugdaten

  • Sind die Fahrzeugstammdaten und die Kapazitäten sauber erfasst?
  • Sind relevante Fahrzeug-Eigenschaften und Hilfsmittel (z. B. Mitnahmestapler) zentral erfasst?

Dabei hilft es, sich klar zu machen, dass diese Daten eigentlich ohnehin benötigt werden. Bei manuellen Ent­schei­dungen nutzt nur jeder Entscheider gegebenenfalls seine eigene Version der Daten – eine Kombination aus expliziten Daten und Bauchgefühl. Bei automatisierten Entscheidungen müssen diese Daten aber alle digital in EINER Version vorliegen.

Ein nicht zu unterschätzender zusätz­licher Vorteil eindeu­tiger Daten in digitaler Form ist, dass damit alle Entscheidungen klar nachvoll­ziehbar werden. Eine nachträgliche Auswertung wird dadurch wesentlich klarer. Die Mühe, die Daten auf ein gutes Qualitätsniveau zu bringen, ist daher ohnehin lohnenswert.

Nach welchen Kriterien entscheiden Sie in der Disposition eigentlich?

In engem Zusammenhang mit der Datenqualität der Disposition steht das Bewusstsein über die tatsäch­lichen eigenen Ent­schei­dungs­kriterien und die eigene operative Zielsetzung.

Natürlich wollen Sie zugesagte Termine möglichst einhalten, Ihre Fahrer effizient einsetzen, diese bei der Verteilung von Touren fair behandeln und die insgesamt zu fahrende Strecke möglichst gering halten. Aber können Sie klar bestimmen, welches dieser Ziele für Sie am wichtigsten ist? Können Sie ferner diese und gegebenen­falls weitere Ziele auch in Relation zueinander setzen? Wie viel Verspätung ist für Sie beispiels­weise akzeptabel, um 100 Kilometer Wegstrecke einzusparen?

Mit anderen Worten: Können Sie klare Regeln definieren, auf deren Basis eine automatisierte Entscheidung getroffen werden kann?

Keine Sorge. Wenn Sie dies ad hoc nicht können, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Entscheidungs­kriterien explizit festzulegen und verschiedene konkur­rierende Ziele zueinander in Relation zu setzen, stellt durchaus eine Heraus­forderung dar. Aus dem Stegreif ist dies den wenigsten Anwendern möglich. Dennoch ist es leider notwendig – schließlich wollen Sie automatisiert erstellte Pläne erhalten, die genau Ihre Präferenzen widerspiegeln.

Bild: iStock (gorodenkoff)

Wie Sie Einheitlichkeit und Klarheit in der Disposition schaffen

Verschaffen Sie sich vorweg Klarheit über die von Ihnen oder Ihren Disponenten verfolgten Entschei­dungs­regeln. Da bei Ihnen jeden Tag Tourenpläne erstellt werden, gibt es diese ja. Nur sind sie zum Teil verborgen in den Köpfen Ihrer Disponenten.

Möglicherweise kommen bei verschiedenen Disponenten auch jeweils unter­schied­liche Kriterien zur Anwendung – eine gute Gelegenheit, diese gemeinsam soweit möglich explizit festzu­legen und dabei vor allem auch zu verein­heit­lichen.

Alternativ können Sie diese „Übung“ auch noch in der Ein­führungs­phase eines Software­systems zur automatischen Disposition gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner oder Berater machen. Dabei können Sie gemeinsam geeignete Entschei­dungs­kriterien oder eine Gewichtung unter­schied­licher Zielkriterien schrittweise erarbeiten.

Erstellen Sie einen ersten Plan und bewerten Sie diesen. Zu viele Verspätungen? Dann gewichten Sie die Termin­ein­haltung höher. Wichtig ist hierbei natürlich, dass die gewählte Tourenplanungssoftware eine solche indivi­duelle Gewichtung verschie­dener Zielsetzungen unterstützt. Das tun bei weitem nicht alle.

Einmal vereinheitlicht, können Sie Ihre Präferenzen auch leichter verändern

Am Ende gewinnen Sie bei diesem Prozess – ähnlich wie bei der Datenqualität – Transparenz über Ihre tatsäch­lichen Ent­schei­dungs­kriterien bzw. Ihre tatsäch­lichen Präferenzen hinsicht­lich der Zielsetzung. Diese ist dann auch einheitlich und weicht nicht mehr von Disponent zu Disponent ab.

Das Positive dabei: Sobald Sie die Transparenz einmal haben, können Sie Ihre Präferenz auch explizit verändern. Sind zum Beispiel Ihre Kunden unzufrieden aufgrund häufiger Termin­verlet­zungen, können Sie die Termintreue nun zentral einheitlich und explizit höher gewichten und damit auf direktem Weg Ihre überge­ordneten Unternehmens­ziele besser unterstützen.

Der Artikel hat Ihnen gefallen? Dann würde ich mich freuen, wenn Sie ihn über die folgenden Share-Buttons mit Ihrem Netzwerk teilen. Vielen Dank dafür.

Fazit

Die Veränderung von Geschäftsprozessen und die Einführung von Software­systemen ist nahezu immer aufwendig und heraus­fordernd. Dies gilt im Besonderen, wenn dabei – wie bei der Disposition – komplexe Entscheidungs­prozesse automatisiert werden.

Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie davor zurück­schrecken sollten. Dafür sind die Vorteile einer Automatisierung der Disposition einfach zu groß. Es macht allerdings notwendig, dass Sie die Grundlagen für die Automatisierung schaffen und ernst nehmen sollten. Sorgen Sie für Datenqualität in der Disposition! Dann ist die erste große Hürde bewältigt und Sie können damit beginnen, all die Vorteile einer automatisierten Transportplanung zu nutzen.