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Dienstag, 03. März 2020

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Wie Sie die Datenqualität in Ihrer Disposition in den Griff bekommen

Die Automatisierung der Disposition verheißt eine Reihe von Vorteilen. Über diese hatte ich in meinem letzten Blog-Beitrag bereits ausführlich berichtet. All diese Vorteile einzufahren, ist jedoch kein Selbstgänger. Vielmehr muss einerseits zuvor sichergestellt werden, dass einige wichtige Voraussetzungen erfüllt sind und andererseits erfordert die Einführung einer automatisierten Disposition – wie jede Prozessverbesserung und jede Softwareeinführung – ein überlegtes und strukturiertes Vorgehen. Anderenfalls sind enttäuschte Erwartungen vorprogrammiert. Die Gestaltung des Einführungsprozesses wird Thema eines meiner nächsten Beiträge werden.

Im heutigen Beitrag möchte ich aber die aus meiner Sicht wichtigste Voraussetzung für eine Automatisierung der Disposition in den Fokus stellen und die Frage beleuchten: „Haben Sie alle für eine automatische Disposition notwendigen Daten im Griff?“ Falls Sie diese Frage verneinen müssen, wird es schwierig bis unmöglich werden, die Vorteile der Automatisierung tatsächlich einzufahren. Eine alte IT-Weisheit sagt: „Garbage in, garbage out“. Damit Sie für die Einführung einer automatisierten Tourenplanung bestens gewappnet sind, halte ich heute ein Plädoyer für Datenqualität.

Spiegeln Ihre Daten die betriebliche Realität wider?

Automatisierung heißt immer, dass eine Maschine den Menschen bei Prozessen und Entscheidungen unterstützt. Die Maschine kann dabei aber nur die digital vorliegenden Daten nutzen. Spiegeln diese Daten nicht die betriebliche Realität wider bzw. sind diese von schlechter Qualität, so wird auch ein automatisiert erstelltes Ergebnis unbefriedigend sein. Die Automatisierung bringt dann keinen Vorteil. Im Gegenteil: Werden automatisiert errechnete Ergebnisse oder Pläne befolgt, obwohl diese auf einer unsauberen Datenbasis beruhen, kann das zu deutlich schlechteren Resultaten führen.

Warum ist die Datenqualität überhaupt ein Thema; innerhalb der manuellen Prozesse benötigte man die Daten doch auch bereits? Die Antwort ist so simpel wie einleuchtend: Bei manuellen Prozessen wird immer sehr viel implizites Wissen der Akteure genutzt. Ein Vorgehen nach dem Schema „Wie bitte, der Lkw ist 20 cm zu kurz? Das ist doch Quatsch, die Lkw sind alle länger, als in den Daten steht; das hat bisher immer gepasst“, kann ein digitaler Prozess nicht nachbilden. Soll er auch überhaupt nicht. Die verbreitete Kombination aus falschen Daten und manueller Korrektur per „Bauchgefühl“ sollte generell besser durch korrekte Daten abgelöst werden. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, sich mit hoher Priorität um die Qualität der eigenen Daten zu kümmern. Bei Nichtbeachtung führt dies bei den Anwendern leider häufig zu Frust und zu einer Ablehnung neuer Software-Tools.

Im Fokus stehen dabei insbesondere folgende Daten:

Auftrags- und Artikeldaten

  • Entsprechen angegebene Zeitfenster tatsächlich den Kundenpräferenzen oder besteht implizites oder Erfahrungs-Wissen bzw. sind die wirklichen Präferenzen ggf. abweichend oder dehnbar? (Beispiel: Der Termin liegt zwar am Nachmittag, der Kunde wird dennoch lieber gleich früh am Morgen beliefert).
  • Sind die Artikeldaten (Kapazitätsbedarf, besondere Eigenschaften, etc.) korrekt vorhanden?

Standortdaten

  • Sind die Öffnungszeiten bekannt, aktuell und richtig?
  • Verfügen wir über korrekte und präzise Adress- bzw. Lokalisierungsdaten?

Fahrzeugdaten

  • Sind die Fahrzeugstammdaten und die Kapazitäten sauber erfasst?
  • Sind relevante Fahrzeug-Eigenschaften und Hilfsmittel (z. B. Mitnahmestapler) zentral erfasst?

Dabei hilft, sich klar zu machen, dass diese Daten eigentlich ohnehin benötigt werden. Bei manuellen Entscheidungen nutzt nur jeder Entscheider ggf. seine eigene Version der Daten – eine Kombination aus expliziten Daten und Bauchgefühl. Bei automatisierten Entscheidungen müssen diese Daten aber alle digital in EINER Version vorliegen. Ein nicht zu unterschätzender zusätzlicher Vorteil eindeutiger, digital vorliegender Daten ist, dass damit alle Entscheidungen klar nachvollziehbar werden. Eine nachträgliche Auswertung wird dadurch wesentlich klarer. Die Mühe, die Daten auf ein gutes Qualitätsniveau zu bringen, ist daher ohnehin lohnenswert.

Bild: iStock (subtik)

Nach welchen Kriterien entscheiden Sie in der Disposition eigentlich?

In engem Zusammenhang mit der Datenqualität steht das Bewusstsein über die tatsächlichen eigenen Entscheidungskriterien und die eigene operative Zielsetzung. Natürlich wollen Sie zugesagte Termine möglichst einhalten, Ihre Fahrer effizient einsetzen, diese bei der Verteilung von Touren fair behandeln und natürlich die insgesamt zu fahrende Strecke möglichst gering halten. Aber können Sie klar bestimmen, welches dieser Ziele für Sie am wichtigsten ist? Können Sie ferner diese und ggf. weitere Ziele auch in Relation zueinander setzen? Wieviel Verspätung ist für Sie beispielsweise akzeptabel, um 100 km Wegstrecke einzusparen? Mit anderen Worten: Können Sie klare Regeln definieren, auf deren Basis eine automatisierte Entscheidung getroffen werden kann?

Ist für mich transparent, nach welchen Kriterien in der Disposition Pläne entworfen und Entscheidungen getroffen werden (sollen)?

Bild: iStock (gorodenkoff)

Keine Sorge! Wenn Sie dies ad hoc nicht können, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Entscheidungskriterien explizit festzulegen und verschiedene konkurrierende Ziele zueinander in Relation zu setzen, stellt durchaus eine Herausforderung dar. Aus dem Stehgreif ist dies den wenigsten Anwendern möglich. Dennoch ist es leider notwendig – schließlich wollen Sie automatisiert erstellte Pläne erhalten, die genau Ihre Präferenzen widerspiegeln.

Verschaffen Sie sich sich im Vorwege Klarheit über die von Ihnen oder Ihren Disponenten verfolgten Entscheidungsregeln! Da bei Ihnen jeden Tag Tourenpläne erstellt werden, gibt es diese ja. Nur sind sie zum Teil verborgen in den Köpfen Ihrer Disponenten. Möglicherweise kommen bei verschiedenen Disponenten auch jeweils unterschiedliche Kriterien zur Anwendung – eine gute Gelegenheit diese gemeinsam soweit möglich explizit festzulegen und dabei vor allem auch zu vereinheitlichen.

Alternativ können Sie diese „Übung“ auch noch in der Einführungsphase eines Softwaresystems zur automatischen Disposition gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner oder Berater machen. Dabei können geeignete Entscheidungskriterien oder eine Gewichtung verschiedener Zielkriterien zum Beispiel schrittweise erarbeitet werden. Erstellen Sie einen ersten Plan und bewerten Sie diesen. Zu viele Verspätungen? Dann gewichten Sie die Termineinhaltung höher! Wichtig ist hierbei natürlich, dass die gewählte Tourenplanungssoftware eine solche individuelle Gewichtung verschiedener Zielsetzungen unterstützt. Das tun bei weitem nicht alle!

Am Ende gewinnen Sie bei diesem Prozess – ähnlich wie bei der Datenqualität – Transparenz über Ihre tatsächlichen Entscheidungskriterien bzw. Ihre tatsächlichen Präferenzen hinsichtlich der Zielsetzung. Diese ist dann auch einheitlich und weicht nicht mehr von Disponent zu Disponent ab.

Das Positive dabei: Sobald Sie die Transparenz einmal haben, können Sie Ihre Präferenz auch explizit verändern! Sind zum Beispiel Ihre Kunden unzufrieden aufgrund häufiger Terminverletzungen, können Sie die Termintreue nun zentral einheitlich und explizit höher gewichten und damit auf direktem Weg Ihre übergeordneten Unternehmensziele besser unterstützen.

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Fazit

Die Veränderung von Geschäftsprozessen und die Einführung von Softwaresystemen ist nahezu immer aufwändig und herausfordernd. Dies gilt im Besonderen, wenn dabei – wie bei der Disposition – komplexe Entscheidungsprozesse automatisiert werden. Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie davor zurückschrecken sollten. Dafür sind die Vorteile einer Automatisierung der Disposition einfach zu bedeutend. Das bedeutet allerdings, dass Sie die notwendigen Grundlagen für die Automatisierung schaffen und ernst nehmen sollten. Kriegen Sie Ihre Daten in den Griff! Dann ist die erste große Hürde bewältigt und Sie können damit beginnen, all die Vorteile einer Automatisierung der Disposition auszunutzen.

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