Bienvenue aux personnes en reconversion professionnelle

Distributeur de produits de plâtrerie et de peinture, GIMA a numérisé ses processus logistiques de bout en bout. L’entreprise a réussi à concilier une nette simplification du travail pour les planificateurs et une amélioration sensible du service à la clientèle. À l’origine de cette évolution : le centre numérique intégré de contrôle des transports et de télématique OPHEO..

Environ 50 tournées de camions par jour comprenant jusqu’à 30 lieux de déchargement : même pour des planificateurs expérimentés, de telles exigences ne sont pas faciles à gérer. Or, si l’on ajoute à ces exigences un mélange de clients professionnels et privés, l’on se retrouve généralement face à un nombre restreint de collaborateurs aptes à y répondre. L’expérience qu’a faite le distributeur GIMA, spécialisé dans les fournitures pour plâtriers et peintres, est d’autant plus étonnante.
Dans ses quatre succursales les plus grandes, cette entreprise familiale de taille moyenne dispose d’un parc de véhicules de 30 camions qui effectuent les 50 tournées en question, tant sur le réseau local que sur le réseau longue distance. La plupart d’entre eux commencent leur tournées au siège de Neunstetten, en Allemagne, qui abrite 12 véhicules et un entrepôt central. Les camions sont gérés par quatre employés dont le poste de travail a déjà été largement numérisé.Une implémentation sans problème

La raison en est un logiciel que GIMA a mis en place il y a deux ans déjà : Il s’agit du centre numérique de contrôle des transports OPHEO d’initions AG. « Nous avons choisi x en raison des nombreuses bonnes références dans le commerce des matériaux de construction et de son interface éprouvée avec le système PGI Unitrade », se souvient Florian Wahler, Adjoint au Responsable du Département Informatique chez GIMA. OPHEO serait presque considéré comme un standard dans le secteur de la distribution des matériaux de construction.
Le déploiement d’OPHEO a été rapide et s’est déroulé sans problème, entre le lancement initial en octobre 2015 et la mise en service opérationnelle en janvier 2016. Entre novembre et décembre, il y avait aussi suffisamment de temps pour une phase de tests approfondis et la formation de deux jours des planificateurs. Après la mise en service au siège social de Neunstetten, les succursales de Brandis, Maisach et Nuremberg ont donc suivi peu de temps après. Les 19 sites restant disposent tous d’un seul véhicule respectif. C’est pour cette raison, qu’un déploiement du logiciel n’est pas encore rentable.

Du chauffeur au planificateur

Outre la manière efficace de planifier les tournées grâce à la technologie Smart Planning développée en interne, OPHEO a su convaincre par son application télématique intégrée OPHEO MOBILE et son utilisation ultra-facile. « J’étais un novice complet, je n’avais aucune expérience précédente en planification », confirme Jürgen Tillmann qui planifie les tournées dans le transport de proximité depuis le site de Neunstetten. Grâce à OPHEO, changer de cap était facile pour lui. « Une fois que l’on a compris le fonctionnement du logiciel, on peut tout de suite commencer à planifier des tournées » dit Jürgen Tillmann qui avait commencé sa carrière chez GIMA en tant que manutentionnaire. Son collègue Marius Zahner du département transport à longue distance témoigne d’une expérience similaire : « Après une courte démonstration du centre numérique de contrôle des transports, l’on se sent sûre rapidement dans ses manipulations, car OPHEO prend en charge beaucoup de calculs, fait des propositions et contrôle des décisions. C’est comme un co-pilote », dit Marius Zahner qui était chauffeur routier chez GIMA avant de rejoindre le service de planification.
La planification des tournées assistée par des graphiques, se manipule facilement par un glisser-déposer et, si désiré, OPHEO peut calculer l’ordre optimal des lieux de chargement. « En ce qui concerne la planification exacte des étapes, j’ai souvent dû constater qu’OPHEO sait mieux que moi », Marius Zahner avoue et rajoute qu’il n’intervenait plus dans le processus numérique qu’en cas d’accord spécial avec le client.

Trois tournées au choix

Dans le cadre du déploiement du logiciel, tous les camions ont été équipés d’OPHEO MOBILE. C’est une solution qui consiste essentiellement en une application télématique qui peut être installée sur des smartphones ou des tablettes Android courants. GIMA a opté pour des tablettes Galaxy Tab4 qui peuvent être montées dans le cockpit de façon bien visible. Dès que le chauffeur reçoit sa tournée créée dans OPHEO via le réseau mobile, il confirme sa réception en un clic et peut ensuite démarrer la navigation vers son premier lieu de chargement. Le PTV Truck Navigator est la solution de navigation utilisée. « L’une des particularités est le fait que chaque chauffeur peut choisir entre trois variantes de tournées possibles », souligne Marius Zahner. Ainsi, les chauffeurs peuvent participer à la prise de décisions et apporter à la planification leur connaissances personnelles de chantiers en cours.
Un point important qui a autant contribué à l’acceptation de la solution que la saisie exacte et entièrement automatisée des temps de travail et de repos qui se fait à l’aide d’une interface vers TomTom Webfleet, le système de gestion du parc de véhicules qu’utilise GIMA. Les données actuelles sur les temps de conduite et de repos sont directement transmises à OPHEO à partir des compteurs. OPHEO MOBILE supplémente ces données des temps réels de travail, de façon à ce que toutes les informations nécessaires à l’établissement des fiches de paie soient disponibles sous forme numérique.

Comptabilité déchargée de la gestion des salaires

« Notre comptabilité a ainsi vu sa charge de travail diminuer de 70 % pour les décomptes des chauffeurs », affirme Florian Wahler. Mais les chauffeurs en profitent, eux aussi : D‘un côté, il n’ont plus besoin de péniblement saisir toutes les données. D’autre côté, il n’y a plus de perte de temps de travail grâce à la documentation minute par minute. Marius Zahner rajoute : « La plupart des chauffeurs ont ainsi bénéficié d’une différence de décompte de salaire de deux à trois heures en leur faveur. »
L’interface entre la gestion du parc de véhicule et OPHEO comporte aussi des avantages pour les planificateurs : les temps actuelles de conduite et de repos sont immédiatement disponibles dans le Cockpit de planification où ils sont utilisées pour la planification des tournées et pour les prévisions concernant la journée. Les retards imminents sont détectés très tôt grâce à cette fonction de prévisions intégrée, de sorte que les planificateurs peuvent encore modifier leur planning ou informer le client.

Avis automatiques

En outre, les planificateurs bénéficient d’un soutien supplémentaire grâce à la fonction d’avis automatisée qui informe les clients automatiquement de l’heure de livraison imminente par e-mail ou texto. Cette notification est déclenchée dès que le camion passe en dessous d’une distance prédéfinie par rapport à sa destination. Pour ce faire, l’application de télématique transmet les données de géolocalisation des véhicules au serveur d’OPHEO où elles sont évaluées.
Verdict : en utilisant OPHEO, GIMA a fait progresser la numérisation à plusieurs niveaux. Outre la planification, les chauffeurs et les clients ainsi que l’administration centrale profitent de processus transparents et plus rapides.

Contexte : GIMA Gipser- und Malerbedarf GmbH & Co.

Distributeur de plâtres et de peintures, GIMA Gipser- und Malerbedarf GmbH & Co Groß- und Einzelhandels KG est une entreprise moyenne dont le siège est à Herrieden-Neunstetten en Allemagne. Sa gamme de produits comprend tout ce dont les peintres, les stucateurs, les plâtriers et les constructeurs à sec ont besoin. Outre les produits commerciaux, GIMA distribue également des systèmes de plaques d’embrasure que l’entreprise développe et produit elle-même. GIMA emploie environ 200 employés dans 19 succursales et un parc de véhicules de 30 camions ainsi qu’un entrepôt central. Fondée en 1966 par Heinz Zahner, est dirigée par Roman Zahner, qui représente la deuxième génération de propriétaires.

Veuillez trouver plus d’infos sur www.gima-spezial.de