Logistique numérique des œuvres d'art : Picasso se déplacera désormais en OPHEO

Prestataire spécialisé dans la logistique des œuvres d’art, hasenkamp a numérisé ses processus de transport et de manutention. Pour ce faire, le système de gestion des transports et de planification OPHEO a été adapté à des exigences extraordinaires.

Les missions de transport spéciales nécessitent des solutions spéciales. C’est particulièrement vrai pour la division Fine Art (beaux-arts) de hasenkamp, un prestataire traditionnel de services logistiques dont le siège est à Frechen, en Allemagne. Cette entreprise familiale, dirigée par ses propriétaires depuis cinq générations, propose des prestations variées de transport et de service pour les œuvres d’art de grande valeur, faisant ainsi partie des leaders mondiaux du marché. Parmi ses clients figurent des musées, des évêchés, des galeries et des collectionneurs privés qui souhaitent exposer ou entreposer leurs trésors artistiques et culturels uniques dans les lieux les plus divers.

Une qualification polyvalente

Un contrat typique avec un client ne comprend pas seulement le transport des objets précieux, mais aussi l’emballage et le déballage, le placement, l’installation et l’accrochage. « Les chauffeurs de nos 70 véhicules spéciaux climatisés et à suspension pneumatique ont des qualifications polyvalentes et se déplacent toujours en équipe de deux », explique Mareck Löhmer, fondé de pouvoir chez hasenkamp responsable de la planification. Pour assurer la migration d’expositions complètes de musée en musée, les préparatifs commencent plusieurs mois avant le transport.

Avant le départ du premier camion, les coordinateurs de projet organisent des contrats de prêt, clarifient les conditions douanières, concluent des assurances et déterminent le type et la taille des emballages pour les œuvres d’art. Ensuite, l’atelier de menuiserie de l’entreprise fabrique des caisses de transport sur mesure, avant que les “emballeurs d’art” de hasenkamp ne se rendent sur place pour emballer soigneusement les œuvres exposées dans ces caisses spéciales. Les tournées internationales à travers toute l’Europe, qui durent généralement plusieurs jours, font partie des autres particularités qui caractérisent les missions typiques du transporteur hasenkamp. « Notre profil nous place parmi les exotiques des entreprises de logistique », constate Mareck Löhmer, qui avait déjà fait de la numérisation de la planification son cheval de bataille en 2017.

Une organisation complexe et multi-sites

À l’époque, les 15 planificateurs des 8 sites internationaux utilisaient encore de grands tableaux magnétiques sur lesquels ils planifiaient de manière entièrement analogique les ordres de transport et d’emballage sur leurs itinéraires à travers l’Europe et le monde. Pendant 40 ans, ce système avait fait ses preuves. « Comme beaucoup de mes collègues, c’était avec ce système de tableaux magnétiques que j’ai appris à planifier », déclare Mareck Löhmer. Chez Hasenkamp, la planification serait « très complexe et s’étend sur plusieurs sites ».

C’est dans ce contexte que M. Löhmer et son équipe se sont mis à la recherche du bon partenaire informatique, sachant qu’un logiciel individuel était hors de question pour des raisons de temps et de budget. Cependant, ils ont rapidement compris qu’une seule solution standard était en mesure de répondre à presque toutes les exigences de hasenkamp. « Dès le départ, OPHEO était très proche de ce que nous avions en tête, notamment grâce à sa présentation claire des tournées planifiées », se souvient Mareck Löhmer. De plus, Opheo Solutions avait signalé tout de suite que le logiciel serait adapté aux besoins de hasenkamp.

Confiance mutuelle

L’un des défis à relever consistait à prendre en compte le deuxième chauffeur dans le calcul des temps de conduite et de repos disponibles et à échanger les remorques garées sur le parcours. « Nos interlocuteurs personnels de chez Opheo Solutions ont tenu tous leurs engagements et étaient prêts à explorer de nouveaux terrains avec nous. L’ensemble du projet était caractérisé par une confiance mutuelle », rapporte Mareck Löhmer qui travaille pour Hasenkamp depuis plus de 30 ans.

La phase critique du lancement a commencé en même temps que la pandémie du Covid-19 alors que les musées ont dû fermer leurs portes et que les événements artistiques être annulés. « Tout à coup, la plupart de nos commandes ont été annulées. En revanche, nos planificateurs avaient suffisamment de temps pour se familiariser avec la nouvelle solution », raconte Mareck Löhmer. Au début, il était difficile de se défaire des tableaux magnétiques habituels. Mais même pendant les trois mois de fonctionnement parallèle entre janvier et mars 2021, les avantages de la numérisation étaient palpables pour tous les participants. « L’un des plus grands avantages est la transparence que nous avons obtenue, car nos 8 sites en Allemagne, en Autriche, au Pays-Bas et en Belgique ont maintenant recours au même niveau d’informations, au même moment », souligne Mareck Löhmer.

Augmentation du taux de charge des camions

Dans le passé, il fallait régulièrement comparer par téléphone les tableaux magnétiques analogiques de Cologne, Hambourg, Berlin, Munich, Francfort-sur-le-Main, Vienne, Amsterdam et Bruxelles. Désormais, tous les agents de planification voient la situation actuelle sur leurs écrans. La planification centrale à Cologne peut attribuer de nouvelles commandes et réservations à l’un des sites par un simple glisser-déposer. « Aujourd’hui, nous voyons d’un coup d’œil quels camions ont des capacités disponibles et quand les tournées en cours seront terminées », explique Mareck Löhmer. Cela permettrait d’assurer beaucoup plus efficacement les commandes ultérieures et d’augmenter le taux de remplissage. En outre, OPHEO offre également la possibilité du télétravail, avantage très utile lors du confinement.

La nécessité de se concerter par téléphone avec les chauffeurs a également nettement diminué. Dorénavant, ils sont informés automatiquement par SMS des missions à effectuer le lendemain. « Le calme règne désormais dans nos bureaux et les planificateurs sont beaucoup plus détendus » confirme Löhmer. Grâce à la numérisation, il aurait déjà pu supprimer 1,5 postes prévus pour les redéployer dans d’autres domaines, le tout avec l’effet bénéfique de réduire considérablement la charge de travail des collaborateurs au service planification, sans pour autant faire de compromis sur les performances.

OPHEO donne l’alarme

La communication accélérée n’est pas la seule raison de l’énorme gain de temps, les mécanismes de contrôle intégrés dans OPHEO y contribuent également. Celles-ci se basent sur les données enregistrées dans le logiciel, telles que les dimensions extérieures et intérieures exactes des véhicules. Si les caisses à charger sont trop grandes pour le camion prévu, OPHEO donne l’alerte dans la planification des tournées. Il en va de même pour les limites de charge utile, les menaces de non-respect du temps de conduite ou les retards. Dès qu’une tournée sort de l’horaire prévu, le planificateur responsable en est prévenu immédiatement. Le système télématique Webfleet Solutions, connecté à OPHEO via une interface, fournit les données de localisation et de tachygraphie nécessaires à cet effet.

Les nombreuses données collectées ne sont toutefois pas seulement utiles au niveau opérationnel, mais aussi au niveau stratégique. « Le logiciel offre de nombreuses analyses dont je peux me servir, par exemple, pour planifier de futurs investissements dans mon parc de véhicules. Ces données me montrent quels camions sont utilisés le plus souvent et où il existe une marge d’optimisation », explique Mareck Löhmer. De plus, OPHEO calcule les coûts réels par tournée, fournissant ainsi une base solide pour la facturation interne avec le service des ventes.Prochaines étapes dans le projet

Verdict : en numérisant la planification au sein de sa division très complexe Fine Art, hasenkamp a pu exploiter de nouveaux potentiels d’optimisation. La transparence sur les processus de transport en cours, les coûts, l’utilisation des capacités forme la base pour prendre des décisions opératives et stratégiques. Ces gains de productivité ont permis de réduire considérablement les coûts et les délais, de sorte que l’investissement sera amorti en deux ans environ. Il n’est donc pas étonnant que le logisticien d’art réfléchisse déjà à sa prochaine étape de projet avec OPHEO : À l’avenir, l’entreprise envisage d’automatiser également la planification des tournées et le décompte des frais.

Contexte : hasenkamp

Fondée en 1903, l’entreprise de logistique hasenkamp s’est spécialisée dans le transport et le stockage de biens sensibles et prestigieux. Les activités de l’entreprise sont réparties sur les quatre divisions Fine Art (beaux-arts), Relocation (déménagement), Dépôt d’archives et Final Mile Services (services dernier kilomètre). Outre son siège social en Allemagne situé à Frechen, à la périphérie de Cologne, l’entreprise familiale dispose de 40 sites dans le monde entier, dont 11 dédiés à la planification et la gestion des activités de logistique des œuvres d’art.

Rien qu’en Allemagne, hasenkamp compte 600 employé·e·s. 400 autres personnes sont employé·e·s à l’étranger. Ce prestataire de services de longue tradition est dirigé par la cinquième génération de propriétaires, Hans Ewald Schneider et Dr. Thomas Georg Schneider, ainsi que par Ralf Ritscher. Aujourd’hui, la tradition et l’innovation chez hasenkamp s’appuient sur un processus de gestion de la qualité, de l’environnement et de l’énergie soumis à des audits réguliers et certifiés DIN et ISO.

Veuillez trouver plus d’infos sur https://hasenkamp.com/en (en anglais).