Comment soulager les planificateurs et les chauffeurs

Depuis 2006 déjà, le groupe d’entreprises Gerdes + Landwehr utilise la solution de télématique WEBFLEET de TomTom Telematics dans son parc de véhicules. Depuis février 2018, l’entreprise gère ses transports à un niveau bien supérieur par rapport au reste du secteur grâce à l’utilisation d’OPHEO, le centre numérique de contrôle des transports de l’éditeur de logiciels hambourgeois initions AG– Les atouts : une planification des tournées entièrement automatisée, le chronotachygraphe numérique et la fonctionnalité de prévisions.

En règle générale, les clients de Gerdes + Landwehr dans le domaine de la logistique et des matériaux de construction sont des fabricants de matériaux de construction. « Nous sommes spécialisés dans les produits pulvérulents, c’est-à-dire tous les produits à base de ciment ou de chaux utilisés dans la construction, jusqu’à la colle à carrelage » explique John-Henrik Landwehr, Directeur Général de Gerdes + Landwehr, à propos de son domaine d’activité. Dans les succursales en Allemagne et au Benelux, à Sulingen et Beckum, environ 200 collaborateurs travaillent dans cette division de l’entreprise.

 

Les logiciels disponibles n’étaient pas utiles aux planificateurs

En optant pour WEBFLEET, la société Gerdes + Landwehr a misé très tôt sur les avantages d’une solution télématique. Cent véhicules au total – parmi lesquels presque exclusivement des camions-silos et quelques bennes – sont équipés de terminaux TomTom PRO et de boîtiers LINK. « Outre les transports, les informations sont toujours au cœur de notre activité : où circulent mes véhicules actuellement ? Où vont-ils ? C’est vraiment très important à savoir », dit John-Henrik Landwehr. Mais l’entrepreneur voulait aller plus loin : en 2008 déjà, Gerdes + Landwehr avait conduit des premières études internes sur la planification assistée par logiciel. Les logiciels disponibles à l’époque avaient certes une puissance de calcul considérable, mais ils étaient peu utiles aux planificateurs. Il manquait tout simplement les informations nécessaires. « Le point essentiel était que les temps de conduite, de repos et de travail ne soient disponibles que dans le chronotachygraphe analogique. Ces données étaient disponibles dans le véhicule, mais nulle part ailleurs, empêchant la télématique de les utiliser », se souvient John-Henrik Landwehr. Ce n’est que lorsque la numérisation croissante a permis, via des outils de téléchargement à distance, de disposer en temps réel et en tout lieu des temps de conduite, de repos et de travail que cela vaut la peine pour John-Henrik Landwehr de lancer de nouvelles recherches. Par conséquent, en 2017, la société a recommencé à sonder le marché et à examiner de différentes options.

 

Gestion de la planification en silo presque partout comme il y a 30 ans

L’objectif était de fournir l’assistance nécessaire et urgente dans le domaine de la planification. John-Henrik Landwehr estime qu’aujourd’hui, la planification dans le domaine des silos se fait encore presque partout comme il y a 30 ans. Elle est donc loin derrière les possibilités techniques actuelles. « Pendant longtemps, des algorithmes qui prennent également en compte tous les temps légaux de conduite et de repos pour l’avenir n’étaient pas disponibles. Mais nous cherchions à décharger les planificateurs des calculs mentaux artisanaux et à leur donner un outil auxiliaire. » Avec soixante véhicules par jour, un collaborateur n’est plus en mesure de planifier, de calculer et de contrôler mentalement des milliers de variantes – avec les temps respectifs exacts de conduite et de repos. En outre, la société Gerdes + Landwehr s’est concentrée sur la détection et la mise en valeur des potentiels dormants dans la planification. « Quand ils font un gros calcul mental, ils sont toujours plus lents. Et plus le sujet est complexe, moins ils sont efficaces. » Au final, des possibilités d’optimisation sont donc perdues ou le planificateur prend de mauvaises décisions suite à la forte pression du temps. Il serait plus facile d’éviter les temps de conduite courts.

 

L’automation de la planification

En février 2017, Gerdes + Landwehr a pris contact avec initions pour la première fois. Suite à la présentation du centre numérique de gestion des transports OPHEO, Gerdes + Landwehr a très rapidement pris sa décision, et en automne 2017, le projet de déploiement a démarré. La grande compétence d’initions dans le domaine de l’assistance à la planification entièrement automatisée et la connexion à OPHEO WEBFLEET ont joué en faveur d’OPHEO. Outre le Cockpit de planification d’OPHEO et OPHEO Mobile, l’application de livraison installée sur les terminaux TomTom des conducteurs, Gerdes + Landwehr exploite aujourd’hui trois services OPHEO+ essentielles à l’automatisation de la planification : « Tout d’abord, il y a ixOptimizer, notre optimiseur qui est utilisé pour la planification automatique des tournées », explique Dr. Stefan Anschütz, membre du directoire et fondateur d’initions AG. « Ensuite, il y a les données tachygraphiques transmises en temps réel que nous mettons en œuvre avec WEBFLEET afin de pouvoir exploiter les données des chronotachygraphes numériques pour OPHEO, et donc pour la planification. Et enfin, il y a la fonction de prévisions qui permet à Gerdes + Landwehr de planifier à l’avance – également en se basant sur les données de WEBFLEET. » OPHEO détermine ainsi le statut respectif des conducteurs pour les heures à venir et peut vérifier, entre autres, si leur temps de conduite restant suffira encore pour compléter la tournée planifiée.

 

60 000 plans de tournée par minute

Dans les affaires courantes, OPHEO est capable de planifier et de calculer une planification complète par minute. « Autrement dit, si je laisse tourner ça pendant soixante secondes, les algorithmes calculent soixante mille plans de dispatching proches de l’optimum », estime John-Henrik Landwehr. Cela permet de vérifier le taux d’occupation de tous les véhicules tout au long de la journée. Ceci est d’autant plus important que, dans le secteur des matériaux de construction, quatre-vingts pour cent des clients passent leurs commandes pour le lendemain la veille seulement. La société Gerdes + Landwehr doit donc faire face à un volume de commandes assez varié et donc instable, et ce, tous les jours.

 

Planification optimisée des tournées en un clic

Chez Gerdes + Landwehr, les ordres de transport sont d’abord traités dans le système PGI Navision de Microsoft (Microsoft Dynamics NAV). OPHEO y accède par l’interface Navision ouverte et saisit tous les ordres. Ensuite, les planificateurs planifient les tournées individuelles dans le logiciel. « Et c’est là que le ixOptimizer entre en jeu. En un clic, cet optimiseur crée une proposition complète de tournée ; c’est à dire quel véhicule est affecté pour effectuer quel transport, dans quel ordre etc. », Dr. Stefan Anschütz d’initions AG explique le principe de fonctionnement. Avant le déploiement d’OPHEO, les planificateurs devaient imaginer toutes les options possibles et impossibles, ce qui prenait beaucoup de temps. Aujourd’hui, ces processus sont bien plus rapides et la productivité s’en trouve améliorée.

Une fois la planification des tournées terminée, OPHEO transmet les données via le réseau mobile à l’application OPHEO MOBILE installée sur les terminaux de conducteur TomTom Driver Terminal dans les véhicules. Quand un chauffeur commence sa tournée, il peut y gérer et exécuter son ordre et envoyer les données d’adresse de son prochain arrêt de l’application OPHEO Mobile au système de navigation TomTom en un simple geste sur l’écran. Lorsqu’il fait cela, en arrière-plan, WEBFLEET collecte les informations sur le véhicule, sa position géographique et l’état du chronotachygraphe numérique du véhicule-silo. Ensuite, WEBFLEET transmet toutes ces informations accumulées à OPHEO.

 

Prévision de temps de conduite insuffisants imminents

Dans OPHEO, le planificateur ne peut pas seulement voir le temps de conduite actuellement restant d’un conducteur. En parallèle, OPHEO vérifie aussi pour lui si la planification est toujours d’actualité et le prévient en cas de temps de conduite insuffisant dans les heures à venir. Il n’y a plus besoin de calcul mentaux. En outre, OPHEO informe sur et signale des retards imminents et des livraisons tardives. Ainsi, le planificateur peut informer le client ou, si le temps le permet, replanifier et envoyer un autre véhicule qui arrive chez le client à temps. « OPHEO enrichit la planification initiale en continu avec les données réelles de WEBFLEET, offrant une aide à la décision importante au planificateur », résume Dr. Stefan Anschütz.

 

Des bons de livraison et des documents d’accompagnement numériques déchargent les chauffeurs

De plus, le processus entièrement numérisé décharge le conducteur de manière considérable dans ses activités quotidiennes. Dorénavant, il lui suffit de confirmer quelques notifications de statut dans l’application OPHEO MOBILE. En premier lieu, il est question de savoir s’il peut déjà commencer à décharger sur le lieu de déchargement ou s’il doit encore attendre. Toute autre changement de statut sont automatiquement reconnus par le biais de ce que l’on appelle le géorepérage. Pendant une période de transition, Gerdes + Landwehr gardera tous les documents d’accompagnement et les bons de livraison sur papier en parallèle. « Nous continuerons encore un peu en mode parallèle, car en Allemagne, ces documents d’accompagnement sont obligatoires pour le transport », explique John-Henrik Landwehr. Une fois que les fiches de transport seront partout acceptées par voie électronique dans leur intégralité, le client signera sur le terminal TomTom PRO Driver, tel que l’on le connaît du facteur. Sa signature est alors enregistrée au format numérique sur le bon de livraison et celui-ci peut être envoyé et archivé.

 

« Il faudrait vraiment prendre en main toute mesure qui soulage les employés et qui rend leur travail plus intéressant. WEBFLEET et OPHEO permettent de faire tous les deux », John-Henrik Landwehr dresse son bilan positif.

Regardez le film accompagnant le rapport d’utilisateur ici.