OTTO DÖRNER Kies und Deponien introduit les bons de livraison électroniques

Réalisation pionnière en matière de numérisation du transport de vrac et des services d’élimination de déchets – Facturation accélérée – Transparence accrue – 100 000 bons de livraison imprimés en moins par an

En introduisant les bons de livraison électroniques dans ses opérations d’approvisionnement et d’élimination des déchets, OTTO DÖRNER Kies und Deponien GmbH a franchi une nouvelle étape dans sa stratégie de numérisation. Grâce à sa collaboration avec Opheo Solutions GmbH et son utilisation du logiciel de gestion des transports et de planification OPHEO, l’entreprise gérée par son propriétaire a remplacé les bons de livraison traditionnels sur papier au printemps 2021 déjà. Quelques 98 000 tournées d’approvisionnement de chantier par an peuvent en profiter au niveau des livraisons de graviers et de sable ainsi que de l’élimination de déchets de matériaux divers. Grâce à la numérisation du processus, les justificatifs de livraison sont disponibles sans délai pour toutes les personnes concernées, au bénéfice d’une facturation plus rapide et d’une plus grande satisfaction des clients. Par ailleurs, cette nouvelle solution permet d’économiser environ 100 000 bons de livraison imprimés par an et plusieurs cartouches d’imprimante coûteuses.

Par son logiciel de centre numérique de contrôle des transports OPHEO et sa solution de télématique OPHEO MOBILE, Opheo Solutions GmbH compte parmi les partenaires en informatique d’OTTO DÖRNER depuis 2015 déjà. Au début de la coopération, les 140 véhicules internes et externes de la division Kies, Sand und Deponien (graviers, sables et décharges) ont été équipés de tablettes Samsung disposant de l’application télématique OPHEO MOBILE. Cette application joue également un rôle clé pour les bons de livraison et les cartes de pesée électroniques en guidant les chauffeurs à travers toutes les étapes du processus de livraison et d’enlèvement.

« Avant, nous n’utilisions pas encore de bons électroniques pour les transports en vrac et les prestations d’enlèvement, car il y a de nombreux facteurs, de cas spéciaux et des étapes intermédiaires à prendre en compte », explique Steffi Weber, Chef de Projet responsable du domaine commercial chez OTTO DÖRNER Kies und Deponien. Le développement des processus numériques de livraison et d’élimination par Opheo Solutions s’est donc fait en étroite collaboration avec les cadres, les chauffeurs et les planificateurs. « Notre collaboration avec l’équipe de développeurs d’Opheo Solutions, très proche de la pratique, a parfaitement fonctionné », souligne Steffi Weber.

Les chauffeurs bénéficient d’une « très bonne assistance par l’application, de sorte qu’aucune information ne peut être oubliée lors de la documentation des commandes et que les erreurs sont quasiment exclues. » La fondée de pouvoir cite comme exemple l’enregistrement des temps d’attente ou la documentation des trajets inutiles.

Lorsqu’ils livrent du gravier ou du sable à un chantier, les chauffeurs sont munis d’une carte de pesage et d’un bon de livraison électronique qu’ils signent sur la tablette à la réception de la marchandise. La carte de pesage est balayée à l’aide de l’application OPHEO MOBILE et la caméra de la tablette, puis transformée en PDF. Ensuite automatiquement ajouté à la commande respective, ce fichier est immédiatement disponible pour la facturation, l’envoi numérique de documents et l’archivage. En plus, les données et les documents sont automatiquement envoyés aux clients par e-mail.

Lors de l’enlèvement ou de l’élimination de matériaux d’un chantier, OPHEO génère un bon de livraison électronique « brouillon » provisoire. À ce stade, ni le poids du chargement, ni l’approvisionnement exact en matériaux ne sont connus. Le client confirme le bon de livraison provisoire avec une quantité planifiée sur la tablette du chauffeur, alors que les données réelles concernant le poids et le type de matériau ne sont déterminées qu’à la décharge et transmises à OPHEO.

Actuellement, même les notes de pesée établies ici sont toujours établies de manière analogique et balayées à l’aide de l’application OPHEO MOBILE, d’autant plus que les points de déchargement ne sont pas toujours des sites du groupe OTTO DÖRNER. La numérisation complète de ces documents fera l’objet d’un projet ultérieur. « La numérisation des bons de livraison et des notes de pesée en une seule étape aurait été trop contraignante », rapporte Steffi Weber qui a planifié très soigneusement le processus de conversion des bons de livraison,

notamment informant à temps les quelques 3 000 clients actifs des changements à venir. « En passant en mode numérique, nous sommes intervenus dans le flux de travail de nos clients, allant du petit paysagiste au grand groupe de construction », explique la Chef de Projet. C’est dans ce contexte qu’OTTO DÖRNER a fait imprimer plusieurs milliers de dépliants d’information que les chauffeurs ont distribués aux clients avant le basculement du 1er février 2021. Ceux-ci précisaient qu’à l’avenir, les clients recevraient des justificatifs numériques au lieu des copies papiers habituelles. Pendant les premières semaines après la mise en service, quelques clients avaient encore des questions. Mais entre-temps, les clients seraient convaincus des avantages des bons de livraison électroniques.

Verdict : les attentes qu’avait OTTO DÖRNER envers les bons de livraison électroniques ont été satisfaites. Par conséquent, l’entreprise sœur OTTO DÖRNER Kies und Umwelt GmbH est également en train de passer aux documents d’accompagnement numériques.