Les planificateurs sont les principaux collaborateurs lorsqu’il s’agit d’organiser tout type de logistique. Qu’il s’agisse d’une entreprise de transport classique ou d’un expéditeur, ou qu’il s’agisse d’organiser des cas particuliers comme les transports d’usine et les transports intermodaux, sans le planificateur central, les marchandises ne peuvent pas prendre la route. Les planificateurs doivent veiller à ce que les camions de l’entreprise et ceux des autres soient utilisés et exploités de manière optimale chaque jour.

Les domaines d’activité de l’ordonnancement sont multiples, il faut planifier, contrôler, réagir et informer. Traditionnellement, cela signifie aussi que les planificateurs sont au centre du chaos dans leurs activités quotidiennes et qu’ils sont exposés à d’innombrables perturbations.

Les perturbations et le stress dans la planification touchent les collaborateurs et l’entreprise à des endroits sensibles : En effet, des collaborateurs stressés sont synonymes de manque de concentration et de minutie et entraînent des erreurs d’inattention et des plans non optimaux. Il en résulte des collaborateurs insatisfaits et des clients mécontents.

Les solutions logicielles intelligentes pour la planification ne peuvent pas éliminer toutes les causes de perturbation, mais elles peuvent en éliminer un grand nombre. Et elles peuvent décharger les planificateurs des tâches de routine, ce qui leur laisse plus de temps pour les activités principales importantes. Quatre mesures importantes peuvent vous faire gagner beaucoup de temps dans la planification des besoins.

1. donnez à vos planificateurs une visibilité sur toutes les informations pertinentes.

Dans la planification, la planification et l’exécution sont deux choses différentes, tout comme la théorie et la pratique. Un plan de tournée établi ne fonctionne généralement que jusqu’à ce qu’il se heurte à la réalité :

Les véhicules sont bloqués dans les embouteillages ou tombent en panne, un lieu de déchargement n’est pas accessible ou la marchandise n’a pas encore été préparée dans l’entrepôt. Le collègue du service commercial a encore vendu hier une tournée qui doit être prise en compte ce soir, une cliente appelle pour savoir où se trouve son envoi.

Il est donc d’autant plus important que toutes les informations nécessaires soient disponibles rapidement et si possible en un coup d’œil pour tous les planificateurs au sein d’un même système. Comment cela peut-il être garanti ?

• Utilisez des solutions télématiques dans vos camions et intégrez-les dans votre logiciel de planification. Les informations GPS et d’état montrent à vos planificateurs non seulement où se trouve un camion, mais aussi si et où des retards sont déjà survenus.
• Intégrez les données du tachygraphe numérique en temps réel dans votre planification afin d’avoir à tout moment une visibilité sur les temps de conduite et de travail restants.
• Utilisez les possibilités de prévision des heures d’arrivée (ETA). Les planificateurs peuvent ainsi détecter à temps les retards imminents.
• Travaillez avec des ordres de transport numériques et faites géolocaliser automatiquement les lieux de chargement et de déchargement.
• Laissez le logiciel se charger de la planification horaire. Un système intelligent peut calculer en une fraction de seconde la durée du trajet de A à B, le moment où une pause est nécessaire ou le temps d’accès au prochain lieu de chargement, même dans les régions où votre dispatcheur ne connaît pas bien le terrain.

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2. assurez une communication plus efficace avec les chauffeurs

L’expérience montre qu’une grande partie des appels téléphoniques au sein du dispatching se fait avec les chauffeurs. Ici aussi, un système logiciel peut aider massivement le répartiteur en le reliant à un système télématique.

L’utilisation d’informations sur la position GPS actuelle et sur le statut de la tournée ou l’activité effectuée a déjà été présentée ci-dessus. En outre, le chemin inverse, c’est-à-dire le flux d’informations en direction du chauffeur, est également très important et peut, s’il est de bonne qualité, éviter des erreurs et des demandes de précisions inutiles dans les opérations journalières.

Ainsi, les adresses de livraison peuvent être transmises directement au chauffeur et à une solution de navigation dans le véhicule, les erreurs de prise en charge sont ainsi exclues. Les consignes de sécurité nécessaires chez le client ou les mesures d’hygiène particulières peuvent déjà être mises à disposition pendant le trajet et ne doivent pas être prises dans un mémo supplémentaire ou autre.

Une autre raison importante de communication entre le gestionnaire et le chauffeur est l’endommagement des marchandises. Si la marchandise a été endommagée, des photos des dégâts de transport ainsi que des preuves des quantités effectivement livrées peuvent être saisies directement et numériquement et transmises au système. Ces informations sont alors immédiatement disponibles non seulement pour la planification, mais aussi, par exemple, pour les réclamations et l’assurance qualité.

Grâce à ce processus de communication plus simple et plus efficace entre la disposition et le chauffeur, toutes les personnes concernées gagnent un temps précieux et la communication personnelle peut être réduite aux points vraiment importants.

3. informez vos clients de manière numérique et automatisée

La transparence et la mise à disposition automatisée d’informations sur le déroulement de la livraison et surtout sur la date de livraison prévue (Estimated Time of Arrival, abrégé ETA) d’un envoi sont d’une grande utilité pour vos clients. Cette transparence peut être obtenue de différentes manières. L’utilisation d’avis de passage automatiques et l’offre d’un suivi des envois permettent notamment de réduire au minimum les appels téléphoniques coûteux et chronophages.

Grâce à des événements déclencheurs configurables individuellement, les avis de passage sont aujourd’hui envoyés de préférence par e-mail automatisé ou par message électronique court. Parallèlement, le suivi des envois s’est imposé comme le deuxième standard pour l’information automatisée des clients. Le client peut ainsi consulter en ligne le statut d’expédition et la date d’arrivée prévue de sa marchandise.

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4. planifier plus rapidement grâce aux automatismes et à l’intelligence artificielle

Un plan de tournées établi automatiquement peut considérablement alléger la charge de travail du planificateur. Mais en règle générale, le plan de tournées n’est pas établi sans le savoir et le savoir-faire du planificateur. Au contraire, les systèmes utilisent les connaissances implicites de chaque planificateur grâce à l’utilisation de règles et de restrictions intégrées et les reproduisent numériquement dans le plan de tournées.

Le gain de temps résulte de la prise en charge par le système de tâches qui peuvent être facilement résolues mathématiquement, mais qui sont tout à fait stimulantes et chronophages pour un être humain.

• Quels chargements peuvent être regroupés et dans quelles directions ?
• Combien de temps dure le transport sur un itinéraire et est-il possible de respecter les délais de suivi ?
• Les chauffeurs disposent-ils de suffisamment de temps de conduite et de travail pour les activités prévues, ou y a-t-il même des marges utilisables ?
• Quels sont les véhicules disponibles dans une région à un moment précis et futur ?
• Le conducteur et le véhicule doivent-ils retourner à la centrale ou à un lieu d’origine à la fin de la journée ?

Plus un système peut répondre automatiquement à ces questions, plus il libère du temps au service de planification pour résoudre les cas particuliers restants et les problèmes ad hoc.

Les systèmes logiciels intelligents sont donc un must pour la planification de l’avenir.