Lorsqu’un utilisateur cherche un système de gestion du transport (TMS) approprié, il est rapidement submergé par une grande quantité de produits lorsqu’il effectue une recherche sur Internet. D’innombrables fournisseurs sont présents sur le marché. En y regardant de plus près, on s’aperçoit toutefois que derrière le mot-clé TMS se cachent des produits aux fonctionnalités et cas d’application parfois très différents. On a parfois l’impression que, pour être qualifié de TMS, un système doit avoir un rapport avec le transport ou l’expédition au sens large. C’est une raison suffisante pour se demander ce que l’on entend généralement par système de gestion des transports :

Définition étroite du terme
Fonctionnalités du TMS
Au sens large : classifications de TMS
Conclusion

Définition étroite du terme

Il convient tout d’abord de noter que le sigle TMS est utilisé à la fois comme abréviation de Transport Management System et de Transport Management Software. Cela ne pose pas de problème, car les deux termes désignent le même type de système logiciel et peuvent donc être utilisés comme synonymes.

D’une manière générale, un système de gestion du transport s’occupe de la planification, de l’exécution et de l’optimisation du mouvement physique des marchandises[1]. Il doit être considéré comme une plate-forme logistique qui permet à l’utilisateur de planifier, de surveiller et d’optimiser l’utilisation quotidienne des moyens de transport disponibles. Et ce, avec une transparence et un contrôle complets. Cette énumération décrit assez précisément les tâches centrales du planificateur. Il est donc clair que l’utilisateur principal d’un TMS est le planificateur.

En principe, les moyens de transport peuvent être des bateaux, des trains, des avions ou des camions. La plupart des systèmes de gestion des transports actuellement proposés sur le marché se concentrent toutefois sur la gestion des flottes de camions.

Habituellement, le terme TMS n’est utilisé qu’en relation avec les transports externes. Selon la norme DIN 30781, le transport interne est désigné par le terme “convoyage”[2].

Fonctionnalités des systèmes de gestion du transport

Les solutions logicielles proposées sur le marché sous le terme de systèmes de gestion du transport comprennent souvent les fonctionnalités suivantes :

• saisie et gestion des ordres de transport
• Calcul des coûts
• Planification des tournées et ordonnancement
• Fonctions télématiques pour le pilotage du transport et le suivi des tournées
• Suivi des envois
• Facturation, facturation interne ou connexion à des systèmes ERP en aval.

La question de savoir si toutes ces fonctions sont effectivement nécessaires ou seulement une partie d’entre elles dépend fortement des exigences individuelles de l’entreprise utilisatrice. Il convient notamment de distinguer clairement les points de vue des transporteurs et des chargeurs.

Différents points de vue sur le TMS : prestataire de transport versus chargeur

Historiquement, le support informatique de la gestion du transport a d’abord été assuré par le logiciel d’expédition du prestataire de transport et de logistique. Les systèmes de gestion du transport actuels représentent une évolution des logiciels d’expédition conventionnels et sont également de plus en plus utilisés par les chargeurs, c’est-à-dire l’industrie et le commerce.

Les différences fonctionnelles parfois considérables entre les solutions TMS s’expliquent également par les points de vue et les exigences différents des entreprises de transport et des chargeurs. Pour le transporteur, l’exécution des transports représente le cœur de la création de valeur de son entreprise. Pour lui, presque tous les processus tournent autour de ce noyau, et pas seulement les processus de transport. En ce qui concerne l’assistance logicielle, le transporteur a donc besoin de pouvoir reproduire tous les processus de l’entreprise dans un seul système monolithique. Pour répondre à cette exigence, des “systèmes logiciels de transport” ont vu le jour à la fin des années 1980. Dans un premier temps, ils se concentraient toutefois sur les exigences commerciales et de distribution des entreprises de transport. Plus tard, ces systèmes ont souvent été complétés par des fonctions simples de planification et d’organisation des tournées ainsi que de suivi de l’exécution. Avec l’apparition du terme TMS, ces systèmes logiciels d’expédition ont ensuite été vendus sous le label Transport Management System.

L’opinion selon laquelle “les systèmes de gestion du transport actuels représentent une évolution des logiciels d’expédition conventionnels”[3] est défendable au vu de cette évolution historique. Toutefois, elle ne tient pas compte du fait que les exigences des chargeurs en matière de système de gestion du transport diffèrent nettement de celles des transporteurs et des transitaires.

Pour la gestion du transport du chargeur, les tâches administratives, commerciales et de distribution telles que la gestion des clients, la création d’offres ou la facturation ne jouent généralement aucun rôle, car ces fonctions sont généralement représentées dans les systèmes ERP et ne se rapportent pas uniquement à la prestation de transport, mais en premier lieu aux marchandises livrées. Au centre des systèmes de gestion du transport dont a besoin l’industrie du chargement se trouvent plutôt les fonctions qui ont déjà été mentionnées comme éléments clés dans la définition du terme citée ci-dessus : la planification, l’optimisation et la surveillance des transports. Les éléments centraux du TMS pour le chargeur sont complétés par des fonctions de sélection et de connexion des données du transporteur.

Si l’on tient compte des exigences des chargeurs dans la délimitation conceptuelle entre le logiciel d’expédition et le TMS, la formulation suivante est probablement la plus appropriée : les solutions logicielles d’expédition comprennent en partie des fonctions TMS, mais elles offrent généralement aussi quelques fonctionnalités supplémentaires dans le domaine commercial et administratif, puisque c’est là que se concentre l’application du logiciel d’expédition.

Le graphique suivant compare les exigences TMS des transporteurs et des chargeurs et montre que les fonctions clés de planification (planification des tournées), d’optimisation, de suivi et de contrôle des transports se recoupent.

Quels sont les différents types de systèmes de gestion du transport ?

Si l’on élargit volontairement la notion de TMS, d’autres approches intéressantes apparaissent. Les différentes solutions logicielles proposées sous le terme TMS pour le transport routier de marchandises se distinguent, comme nous l’avons mentionné au début, en partie par les fonctionnalités qu’elles prennent en charge. La répartition suivante en cinq classes permet aux utilisateurs de procéder à une présélection des systèmes de gestion du transport qui les intéressent. Les questions centrales du point de vue de l’utilisateur sont les suivantes :

• Quels sont les utilisateurs que je veux soutenir avec le nouveau système ?
• Quelles tâches doivent être représentées par des fonctions très complètes et où les fonctionnalités de base sont-elles suffisantes ?
• Quelle solution s’adresse uniquement à ce dont j’ai besoin et quelle solution me permet d’acheter beaucoup plus que ce dont j’ai besoin ?

Utilisateurs et services impliqués dans le processus de transport

Pour classer les différents systèmes de gestion du transport, il est tout d’abord utile de jeter un coup d’œil aux différents collaborateurs impliqués dans le processus de transport. Il est possible d’identifier les groupes de personnes et les services suivants directement ou indirectement impliqués dans l’entreprise :

• Entrepôt : il est responsable du transbordement, de l’entreposage ainsi que de la mise à disposition complète et en temps voulu des marchandises à transporter. Dans les entreprises de transport pures, cette fonction n’existe pas, car la mise à disposition des marchandises est effectuée par l’expéditeur.
• Vente & administration : établissent des offres et des commandes et, une fois le transport effectué avec succès, effectuent le suivi, comme par exemple la facturation de la prestation.
• Gestionnaires de transport : Effectuent la planification des tournées ainsi que l’affectation des véhicules ou des prestataires de services, surveillent les transports en cours et doivent être prêts à faire face à des écarts imprévus par rapport au plan.
• Chauffeurs : ils sont responsables de l’exécution des transports planifiés par les planificateurs. Outre la conduite pure, cela implique souvent des travaux de soutien lors du chargement et du déchargement, notamment la sécurisation du chargement.
• Gestionnaires de parc automobile : ils sont chargés de veiller à ce que les véhicules soient prêts pour le transport dans un état techniquement irréprochable. Ils surveillent également les coûts courants du parc de véhicules, par exemple le carburant, l’entretien et les réparations.

Logiciels ERP et d’expédition

Les tâches administratives dans l’industrie et le commerce sont généralement prises en charge par des systèmes ERP. Ils couvrent des processus tels que l’établissement d’offres, la gestion des commandes et la facturation, parfois même jusqu’à la comptabilité. Des modules de gestion des stocks et de gestion des entrepôts sont également souvent inclus. Bien que les systèmes ERP ne soient généralement pas explicitement désignés comme des systèmes de gestion du transport, ils contiennent souvent aussi des fonctions de base simples pour la planification des tournées et sont donc inclus dans cette classification par souci d’exhaustivité.

Les solutions ERP conçues pour répondre aux besoins des transporteurs sont appelées systèmes logiciels de transport. Ils existent depuis les années 1990 et peuvent être considérés comme les premiers systèmes de gestion du transport au sens strict du terme. En tant que système d’administration central, ils ne devraient manquer dans aucune entreprise de transport. Ces solutions prennent souvent en charge la gestion du parc de véhicules, proposent des interfaces pour le dédouanement et la déclaration des marchandises dangereuses et contiennent des fonctions de base pour la planification et le suivi des tournées. Cependant, il manque généralement des fonctions pour l’automatisation de la planification des tournées et pour les tâches suivantes de la gestion du transport, telles que la prévision et l’assistance aux chauffeurs.

Logiciel de planification des tournées

Les logiciels de planification des tournées aident les entreprises à planifier et à optimiser leurs tournées. Les ordres de transport à planifier sont généralement pris en charge par des systèmes en amont, tels que des systèmes ERP ou des logiciels d’expédition. Les systèmes de planification des tournées utilisent souvent des algorithmes d’optimisation mathématique qui peuvent créer automatiquement des plans de tournées selon des critères prédéfinis. La surveillance et le contrôle de l’exécution du transport sont souvent inexistants ou rudimentaires dans les systèmes de planification des tournées purs. Parfois, les solutions ne disposent pas d’une interface utilisateur propre, mais seulement d’un optimiseur qui renvoie les plans de tournées générés au système logiciel ERP ou de transport en amont.

Systèmes de contrôle des transports

Le terme de poste de contrôle de transport est dérivé des postes de contrôle de production connus dans l’industrie, qui permettent de planifier et de surveiller le déroulement de la production au sein d’un parc de machines. Le poste de contrôle de transport prend en charge l’ensemble des tâches de l’organisateur de transport et se distingue ainsi des logiciels d’expédition et des systèmes télématiques qui se concentrent sur l’utilisateur administratif ou le chauffeur en tant qu’utilisateur principal.

Les fonctions principales du poste de contrôle du transport sont la planification et l’ordonnancement (automatisés) des tournées, la surveillance et le contrôle des transports en cours ainsi que le calcul de l’évolution probable dans les heures à venir, ce que l’on appelle le forecasting. Dans ce contexte, c’est surtout le forecasting ETA, c’est-à-dire le calcul de l’heure d’arrivée prévue (Estimated Time of Arrival), qui revêt une importance croissante, car la connaissance des heures ETA est particulièrement précieuse pour la gestion des processus ultérieurs, aussi bien pour le client que pour la propre préparation des commandes.

L’intégration permanente des données actuelles sur le temps de conduite du chauffeur joue un rôle important tant pour la planification des tournées que pour les prévisions. Les systèmes de contrôle du transport se caractérisent donc par une intégration étroite non seulement avec les systèmes logiciels ERP ou d’expédition en amont, mais aussi avec les systèmes télématiques en aval.

Systèmes télématiques

La télématique associe les télécommunications et l’informatique. Dans le contexte de la gestion des transports, cela signifie la transmission de données entre la planification d’une part et le véhicule ou le conducteur d’autre part. Les systèmes télématiques se composent généralement d’une application mobile utilisée par le conducteur et d’une interface utilisateur basée sur le web pour le planificateur afin de surveiller et de contrôler les tournées. Les fournisseurs de systèmes télématiques désignent de plus en plus souvent leurs solutions comme des systèmes de gestion du transport et font donc partie de cette classification.

Plateformes de transport

Les plates-formes de transport ne sont pas des systèmes de gestion du transport au sens strict du terme et constituent donc une classe à part. Elles soutiennent l’attribution du transport d’une entreprise mandante (expéditeur ou transporteur) à un prestataire de services qui assume la responsabilité de l’exécution du transport. La gestion ultérieure du transport attribué incombe donc au prestataire de services. Entre-temps, les plateformes de transport sont parfois complétées par des fonctions de suivi des envois, de sorte que le donneur d’ordre n’a certes pas un contrôle total, mais au moins une transparence sur le processus de livraison.

Il faut en outre tenir compte des “transporteurs numériques”, qui agissent le plus souvent encore en tant que start-ups, et qui s’imposent sur le marché depuis quelques années avec leurs plates-formes de transport. Contrairement à ce qui se passait jusqu’à présent sur le marché, elles ne mettent plus à disposition de logiciels propriétaires, mais se présentent elles-mêmes comme des fournisseurs de prestations de transport. Sur leurs plateformes en ligne, ils effectuent un matching entre les demandes de transport d’une part et les capacités de transport disponibles des entreprises de transport participantes d’autre part.

Fonctions supplémentaires pour la mise en réseau numérique avec les clients

Dans le cadre de la numérisation de la gestion du transport, de plus en plus de systèmes de gestion du transport, qui appartiennent à la catégorie des postes de contrôle du transport, offrent également la possibilité d’intégrer le client ou le destinataire des marchandises dans le flux de données électronique. Cela se fait par exemple par le biais de fonctions de suivi des envois ou d’envoi automatique d’avis, c’est-à-dire de messages électroniques concernant la date de livraison prévue (également appelée Estimated Time of Arrival ou ETA en abrégé) de la marchandise.

L’intégration de systèmes télématiques permet en outre de transmettre électroniquement les bons de livraison au chauffeur et de les munir des signatures numériques des clients lors de la livraison des marchandises. Le bon de livraison électronique, y compris la signature du client, peut ensuite être retransmis numériquement au TMS et mis à la disposition du client sans papier.

Ces fonctions supplémentaires de mise en réseau numérique sont pertinentes aussi bien pour les chargeurs que pour les transporteurs et ne devraient manquer dans aucun système de gestion du transport aujourd’hui.