Les ETA et les SMS créent de la transparence

Dans sa maison mère de Traun, le distributeur autrichien de matériaux de construction et de carrelage C. Bergmann KG a basculé la planification des tournées sur le système intégré de centre numérique de contrôle des transports et de télématique OPHEO, améliorant ainsi considérablement son service client et son efficacité.

Lorsqu’il y a des changements au niveau des processus de travail, cela suscite généralement la résistance des collaborateurs. La force de l’habitude est puissante et il est rare que les gens soient vraiment ouverts envers de nouveaux processus et solutions. Cependant, le personnel du distributeur autrichien de matériaux de construction C. Bergmann sur son siège de Traun fait exception à cette règle. Quand l’entreprise a déployé le système intégré de centre numérique de contrôle des transports et de télématique OPHEO en février 2019, ses employés y ont apporté d’importantes propositions et idées d’amélioration.

Numérisation complète

Les trois contremaîtres de l’entrepôt, par exemple, ont tout de suite compris les opportunités que leur apporterait la planification numérisée. Enfin, l’une des tâches principales des contremaîtres est de gérer les douze caristes chargés de préparer les commandes de jusqu’à 80 tournées quotidiennes. « OPHEO rend entièrement transparents non seulement les plans de tournées, mais aussi les heures d’arrivée à l’entrepôt des camions », explique Margit Oberbramberger, ingénieure diplômée et responsable du service Développement Organisationnel et Informatique au sein de C. Bergmann.

La transparence est le résultat d’une numérisation de bout en bout de tous les processus qui ont lieu entre la réception de la commande et sa livraison. Chez C. Bergmann KG, les commandes clients à livrer et les commandes fournisseurs à enlever sont transmises en continu à OPHEO depuis le PGI. Dans le Cockpit de planification, elles sont combinées en tournées optimisées comprenant jusqu’à 18 lieux de déchargement. Envoyées aux terminaux de conducteur TomTom Telematics PRO 8375 installés dans les camions par le réseau mobile, elles sont ensuite exécutées par le chauffeur. Non seulement les 4 véhicules de l’entreprise, mais aussi les 17 véhicules de transporteurs externes ont été équipés de ces ordinateurs de bord compacts. Sur ceux-ci, OPHEO Mobile est installée : c’est l’application de télématique qui joue un rôle central dans la solution globale. Les chauffeurs reçoivent les détails des commandes et les adresses de livraison via OPHEO et peuvent naviguer vers leur prochaine destination avec la navigation de camion intégrée. Chaque statut d’envoi atteint est documenté en appuyant sur un bouton et transmis à la centrale, tout comme les données de position actuelles.

Gagner de la place grâce à l’ETA

Ces informations permettent à OPHEO de calculer pour chaque envoi l’heure d’arrivée chez le client, l’heure de fin prévue de la tournée ainsi que l’heure du retour pour chaque chauffeur. Chez C. Bergmann, ce ne sont pas seulement les planificateurs qui en profitent, mais aussi les contremaîtres, grâce à l’installation d’un moniteur d’arrivée bien visible de loin dans le bureau de l’entrepôt. Celui-ci affiche la séquence des camions susceptibles d’arriver prochainement et l’heure d’arrivée estimée (ETA, Estimated Time of Arrival) respective calculée par OPHEO. En plus du moniteur d’arrivée, les contremaîtres peuvent voir les tournées planifiées sur leur PC.

En cas d’autres tournées prévues pour la journée en cours, il est possible de préparer la marchandise pour l’heure d’enlèvement exacte, minimisant ainsi les temps d’attente au quai des camions. « De plus, nous gagnons beaucoup de place dans la zone de préparation, car nous n’y déposons plus que les matériaux de construction nécessaires à court terme pour le chargement », souligne Rainer Baumschlager, Responsable Parc de Véhicules et Logistique de Transport chez C. Bergmann KG. Dans le passé, les préparateurs de commandes manquaient de clarté par rapport à la priorité à accorder aux commandes prévues pour le jour respectif. Il était déjà arrivé que des marchandises pour une tournée soient mises à disposition dès le matin alors qu’elles ne devaient être chargées que l’après-midi.

Le SMS est gagnant

Dès le début, les collaborateurs dans le service des ventes appréciaient OPHEO beaucoup, car ce logiciel informe les clients de leurs livraisons imminentes. Les notifications correspondantes sont envoyées automatiquement dès que le camion passe en dessous d’une certaine distance par rapport à la destination. « Cela nous donne un véritable avantage concurrentiel », dit Margit Oberbramberger qui avait mené une enquête auprès des clients en amont du projet informatique. « L’annonce précoce, environ une heure avant la livraison, est particulièrement appréciée par nos clients dans la construction qui peuvent ainsi répartir leur personnel de manière optimale et libérer de l’espace grâce à nos indications », explique l’ingénieure diplômée.

OPHEO offre la possibilité d’envoyer des notifications par e-mail aussi, mais C. Bergmann a délibérément choisi la transmission par SMS. « C’est dû au fait que, dans le quotidien agité des chantiers, un SMS est moins facilement ignoré qu’un e-mail », explique Rainer Baumschlager qui partage son bureau avec l’agent de planification et qui est donc au courant du statut actuel des livraisons à tout moment.

Reconversion professionnelle facile

Jusqu’à la mise en production d’OPHEO, ce planificateur avait travaillé en tant que chauffeur et n’avait jamais travaillé au bureau avant. Grâce à la convivialité du Cockpit de planification d’OPHEO, le passage du chauffeur routier au planificateur au bureau était rapide et s’est passé sans problème, lui facilitant grandement la transition. Des aides à l’utilisation graphiques assistent l’utilisateur dans ses manipulations.

Actuellement, l’entreprise élabore un concept pour créer un maximum de transparence pour la répartition automatique des coûts. Cela est très important pour les tournées dites mixtes, lorsque des marchandises de différents secteurs d’activité des matériaux de construction, du bâtiment et du génie civil ainsi que des carreaux sont transportées sur un même itinéraire. Jusqu’à présent, la répartition se faisait encore à base de fiches de rapport que les chauffeurs devaient remplir manuellement. La répartition automatique des coûts assistée par le système simplifie considérablement les opérations et assure une plus grande exactitude sur les coûts engendrés que celle obtenue par les estimations des chauffeurs.

Déploiement sur d’autres implantations

Verdict : après huit mois d’utilisation pratique, le centre numérique de contrôle des transports et de télématique OPHEO a fait ses preuves au siège principal de Traun de C. Bergmann KG. Outre la qualité du service, cette solution a permis d’améliorer nettement l’efficacité, la transparence et d’accroître la satisfaction des collaborateurs. Bergmann envisage de déployer la solution aux sites les plus importants à l’avenir.

Contexte : C. Bergmann KG

Bergmann est l’un des distributeurs de matériaux de construction les plus importants et les plus anciens d’Autriche. Fondée en 1860 par Carl Borromäus Bergmann, l’entreprise familiale opère dans les secteurs de la distribution en gros de matériaux de construction, de carrelages, de verre et de portes, ainsi que dans la production de béton et de verre. Sur les sept sites de Traun, Linz, Salzburg, Graz, Villach, Rankweil et Brunn/Geb., environ 300 collaborateurs et collaboratrices réalisent un chiffre d’affaires annuel de plus de 100 millions d’euros.

Veuillez trouver plus d’information sur www.c‑bergmann.at