Kolja – Wie visualisiert man Prozesse?

Hallo zusammen,

in diesem Blog-Beitrag werde ich euch von der visuellen Darstellung von Prozessabläufen berichten – einer Thematik, mit der ich während meiner Ausbildung häufig zu tun habe.

Ein Prozessablaufdiagramm ist ein sogenanntes Flussdiagramm, bei dem ein gewisser Prozess visuell dargestellt wird, um ihn einfacher und übersichtlicher abbilden zu können. In der Praxis wird meist für einen Prozess sowohl eine Dokumentation als auch ein Prozessablaufdiagramm erstellt, da das Diagramm lediglich die notwendigsten Informationen beinhaltet, wird aber durch die Dokumentation sinnvoll ergänzt. Aber für einen ersten Blick und um ein erstes Verständnis für einen Prozess zu entwickeln, eignet sich das Prozessablaufdiagramm ideal. Während meiner Ausbildung bei Opheo Solutions habe ich schon diverse Ablaufdiagramme erstellt und somit die Prozessübersicht vereinfacht.

Erste Erfahrungen, wie man diese Diagramme erstellt, habe ich bereits während meines angefangenen Studiums sammeln können. Aber wie läuft die Erstellung solcher Prozessdiagramme eigentlich genau ab? Man beginnt gemeinsam mit dem Projektverantwortlichen im ersten Schritt den Prozess auf mündlicher Ebene zu besprechen, sodass ich diesen selbst erst einmal verstehen kann. Im zweiten Schritt erstelle ich einen groben Entwurf, der dann dem Verantwortlichen und ggf. einem beteiligten Kunden vorgelegt und geprüft wird, ob die Informationen in dem Diagramm vollständig sind. Sofern alles korrekt ist, setze ich mich anschließend an den Rechner und virtualisiere den Ablauf komplett mit einer entsprechenden Software. Hierbei ist es besonders wichtig, ein ansprechendes Design zu wählen. Das erreicht man unter anderem durch die Verwendung von unterschiedlichen Farben, Formen oder auch Spalten für beispielsweise unterschiedliche Abteilungen, die beim Prozess involviert sind. Einigen von euch ist das sicherlich noch aus der Schule bekannt, wenn man PowerPoint-Präsentationen erstellt hat. Auf Powerpoint-Folien müssen genug Informationen vorhanden sein – aber eben auch nicht so viele, dass man von der Masse an Informationen überwältigt wird und den Überblick verliert. So ähnlich ist es auch bei den Ablaufdiagrammen. Klar strukturiert und einfach zu verstehen, ist die wichtigste Anforderung an ein ideales Prozessablauf-Diagramm. Denkt daran, wenn ihr selbst mal eines erstellen sollt.

Beste Grüße und bis zum nächsten Mal
Kolja

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