Wie Sie mit OPHEO die Frachtführer-Auswahl optimieren

Unternehmen, die keinen eigenen Lkw-Fuhrpark besitzen oder zumindest einen Teil ihrer Logistik durch Fremdunternehmen abwickeln, stehen täglich vor der Herausforderung, schnell und kosteneffizient Aufträge und Touren zu vergeben. Sie müssen also den passenden Frachtführer finden.

Dazu gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, um entsprechende Fahrzeug­ressourcen zu erhalten: Einerseits kann das Unternehmen verfügbare Kapazitäten am Spot-Markt buchen, beispielsweise über eine Frachtenbörse. Hierbei gibt es keine vorab festgelegten Vereinbarungen, der Preis und der entsprechende Zuschlag für die Auf­trags­vergabe werden anhand eines Bieterprozesses ermittelt.

Auf der anderen Seite bauen Unternehmen oftmals einen Pool an Spediteuren auf, auf die sie gemäß von individuell verein­barten vertraglichen Rahmen­bedingungen zugreifen können.

Ein großer Pool an Spediteuren bzw. Frachtführern

Häufig setzen Unternehmen daher auf einen großen Pool an Dienstleistern, die für unter­schiedliche Waren, unter­schiedliche Liefergebiete an unter­schiedlichen Tagen und Uhrzeiten, mit unter­schiedlichen Fahrzeugen und Fahrzeug­eigen­schaften infrage kommen. (Hilfe für Ihre operativen und strategischen Ausschreibungen gesucht? Unsere Kollegen von Städtler Logistik beraten Sie im Dienstleister-Mix.)

Ebenfalls essenziell bei der Vergabe: Die Logistik-Dienstleistungen werden je nach Anbieter bzw. Frachtführer zu unter­schiedlichen Tarifen angeboten. Kosten-Tarife beinhalten mehrere Preis­bestand­teile: unter anderem unter­schiedliche Zuschläge zur Maut, einen Dieselfloater oder die Höhe der Anfahrtskosten. Die tatsächliche Verfüg­barkeit einer Fahrzeug­ressource ist davon allerdings unabhängig zu betrachten.

All diese Kriterien machen den Vergabeprozess zu einer zeit­inten­siven, hochkom­plexen Aufgabe.

Eine manuelle Auswahl des Frachtführers ist aufwendig und fehleranfällig.

Der Disponent steht dabei immer vor der gleichen Herkules­aufgabe: Er muss sich überlegen, welcher Auftrag oder welche Tour an welchen Dienstleister vergeben werden soll. In den meisten Fällen entscheidet der Preis, gerade in Zeiten wachsenden Konkurrenz­drucks und hoher Auslastungen. Das heißt, der Disponent entscheidet sich bei qualitativ ähnlichen „Angeboten“ und gleich­zeitiger Verfügbarkeit vorwiegend für den Dienstleister bzw. Frachtführer mit dem günstigsten Tarif.

Es kann aber auch andere Herangehens­weisen geben. Qualitative Kriterien wie Pünktlichkeit und Service können genauso wie strategische Überlegungen bei der Vergabe eine Rolle spielen. Mitunter vergibt man trotz teurerem Tarif Aufträge und Touren lieber an langjährige Geschäfts­partner, die womöglich wiederum bei anderen Aufträgen günstigere Tarife anbieten.

Was die Problematik eines manuellen Auswahlprozesses jedoch in jedem dieser Fälle eint, ist die Lang­wierigkeit und darüber hinaus die Fehler­anfälligkeit des Prozesses. Der Disponent muss Informationen sammeln, vergleichen, bewerten und entscheiden. Auch kommunikative Aspekte wie das Abfragen von Verfügbarkeiten bei den Dienstleistern erschweren eine kurzfristige Entschei­dungs­findung. Kurzum: Was erfahrene Disponenten häufig nur mit jahrelang gesammelten Erkennt­nissen und Erfahrungswerten schaffen, ist gerade für Berufs­anfänger oder Quer­einsteiger nahezu unmöglich zu lösen.

Intelligente Software unterstützt die Frachtführer-Auswahl

Viele Unternehmen setzen in wichtigen Bereich der Lkw-Disposition bereits auf software­gestützte Lösungen, vor allem wenn es um die Tourenplanung, eine Tourenoptimierung oder die präzise Berechnung von Ankunftszeiten geht. Die immer stärker verbreiteten Telematiklösungen ermöglichen das ständige Sammeln von Daten aus den Fahrzeugen. Diese Informationen intelligent zu verarbeiten und damit Prozesse im Unternehmen zu optimieren, steht dabei im Vordergrund.

Auch bei der Auswahl des Frachtführers kann Software unterstützen. Mit der in OPHEO verfügbaren Funktion „Frachtführer­optimierung“ erhalten Disponenten ein essen­zielles Instrument, um diesen Prozess effizient und effektiv zu gestalten.

Die Frachtführeropti­mie­rung erfüllt die drei Hauptziele bei der Auftragsvergabe: Der Disponent kann den Auftrag schnell vergeben, er kann ihn optimal vergeben und er vermeidet Fehler.

So arbeitet die Frachtführeroptimierung von OPHEO

Vereinfacht gesagt funktioniert die Frachtführer­opti­mie­rung in OPHEO wie folgt: Der Disponent wählt einen Auftrag, eine ganze Tour oder einen Tourentagesplan für die Frachtführer­opti­mierung aus. Das System ermittelt dann im Hintergrund automatisch die besten Spediteure.

Dazu analysiert das System einen zu vergebenden Auftrag, vergleicht sämtliche notwen­digen Parameter und Kriterien und führt die notwendigen Berechnungen durch, zum Beispiel Preis­berech­nungen oder Routings. Zu den Parametern und Kriterien gehören etwa:

• Kilometer inkl. spediteurs­spezi­fischer Anfahrt
• Dauer
• Maut
• Fahrzeugtyp
• Tarife
• Eigenschaften von Fahrzeugen und Personal
• Portfolio der Spediteure für PLZ oder Auftragsart

Aber auch wenn alle diese Vergabekriterien positiv beschienen sind, heißt das noch nicht, dass der Auftrag an einen Frachtführer/Dienst­leister auch wirklich vergeben werden kann. Denn zur aktuellen Verfügbarkeit der Ressource sagen die im System hinterlegten Stammdaten nichts. Darum führt das System auch direkt automatisch eine Verfügbarkeitsprüfung durch.

Das System vermeidet Doppel- und Fehlbuchungen

Die Verfügbarkeitsprüfung sorgt dafür, dass immer nur die Dienstleister in eine finale Auswahl kommen, die den Auftrag auch tatsächlich übernehmen können. Sonderfälle, in denen mehrere Disponenten auf einen Dienstleister zugreifen und einander die verfügbaren Fahrzeugressourcen blockieren, schließt die Verfügbarkeits­prüfung aus. Doppelbuchungen oder Fehlbuchungen gehören so der Vergan­genheit an.

Als Ergebnis dieser Berechnungen und Optimierungen generiert das System einen aus Kostensicht idealen Vergabe­vorschlag für den Disponenten, den er sogleich für die Planung auswählen kann. Es erfolgt dann direkt die Touren­erstellung und Disposition.

Die finale Frachtführer-Entscheidung liegt immer beim Disponenten

Der Disponent kann aber auch eine andere Entscheidung treffen. Das System liefert ihm eine Ergebnisliste sämtlicher infrage kommender Spediteure inklusive Bewertung und Kosten­übersicht. Er kann dann zum Beispiel den zweit­besten Vorschlag auswählen, wenn dieser Frachtführer wieder einmal an der Reihe ist oder qualitativ besser.

Ermittelt das System einen anderen günstigsten Dienstleister als den mitunter erwarteten, liefert OPHEO als Zusatz­leistung auch die Information, warum der erwartete günstigste nicht als Top-Auswahl erscheint. Es kann beispiels­weise sein, dass der Spediteur oder Frachtführer im gesuchten PLZ-Bereich nicht mit dem erforderlichen Fahrzeugtyp aktiv ist. Diese Informationen können zudem bei der Ausgestaltung von Vertrags­inhalten mit „Lieblings“- bzw. bevorzugten Speditionen eine wichtige Rolle spielen.

Schnelle Neuvergabe ganzer Tagespläne

In der Praxis ergibt sich im Tagesgeschäft oft auch die Anforderung, eine bereits vordispo­nierte Tour mit mehreren Aufträgen umzuplanen oder gar, einen ganzen Tourentagesplan neu zu vergeben. Auch in diesen Fällen unterstützt Sie die Software. Denn neben der Vergabe für einen einzelnen Auftrag lässt sich die OPHEO Frachtführer­opti­mie­rung genauso nutzen, um bereits vor­disponierte Rundtouren oder ganze Tagespläne mit mehreren Touren optimal an Spediteure zu vergeben.

Die Frachtführeroptimierung in OPHEO ist somit ein wirksames Instrument, um schnell und effektiv mehrere Frachtführer zu vergleichen und kosten­günstigst zu buchen.