Si une entreprise exploite son propre entrepôt ou agit même en tant qu’expéditeur de marchandises, il existe, outre le service de planification qui doit planifier les marchandises en commandes et en tournées, un autre service spécialisé important qui est impliqué avant que le transport proprement dit des marchandises ne puisse avoir lieu : Les collaborateurs de l’entrepôt et de la préparation des commandes sont responsables de la préparation optimale des marchandises pour le transport.

Avant même qu’une palette ou une caisse de transport n’ait quitté l’entreprise, il peut y avoir des retards considérables dans le déroulement des opérations, ce qui a déjà une influence considérable sur la planification du transport à venir. Toutes les entreprises ont donc intérêt à utiliser au mieux leurs ressources, souvent limitées, afin d’éviter les retards dans l’entrepôt et la préparation des commandes. Le principe de base est le suivant :

La marchandise doit être préparée à temps afin que les camions qui arrivent puissent être chargés sans retard. Dans l’idéal, cela devrait se faire juste à temps ou à l’heure. Et pas inutilement en avance, afin de ne pas devoir mobiliser ou occuper inutilement les ressources, le temps de travail ainsi que l’espace nécessaire aux points de chargement.

Rendre les ressources utilisables de manière flexible plus prévisibles

Pour garantir une mise à disposition en temps voulu dans la pratique quotidienne, il est toutefois nécessaire de pouvoir planifier de manière optimale et flexible les horaires de travail. La planification exacte des pauses et des heures de travail des employés de l’entrepôt et de la préparation des commandes est essentielle à cet égard. Ainsi, les pauses peuvent être placées dans des phases plus calmes, tandis qu’à l’arrivée de nombreux camions, le plus grand nombre possible d’employés se tient prêt à apporter son soutien. Il n’est pas nécessaire que la planification soit toujours effectuée directement par un chef de service, d’entrepôt ou d’équipe : En principe, il serait souhaitable que les collaborateurs concernés soient eux-mêmes en mesure de planifier leur temps de travail de manière autonome.

La mise en œuvre de cette planification précise des ressources n’est toutefois possible qu’à condition que tous les collaborateurs de l’entrepôt connaissent les heures d’arrivée réalistes de tous les camions qui arrivent. Dans le déroulement quotidien de l’entreprise, ces informations ne sont souvent disponibles – si tant est qu’elles le soient – qu’au niveau de la planification elle-même. Ce n’est pas seulement là que sont établis les plans de tournées initiaux.  C’est également là que sont reçus les retours d’information des chauffeurs sur leurs activités quotidiennes. Celles-ci ont à leur tour des répercussions temporelles sur le déroulement des autres tournées au cours de la journée et influencent également la planification et le travail dans l’entrepôt.

Un logiciel intelligent pour des données ETA précises

Aujourd’hui, peu de systèmes de gestion du transport sont capables de calculer de très bonnes ETA – heures d’arrivée prévues des camions – pour leur propre site. Ce sont justement les mises à jour nécessaires en permanence en raison des perturbations dans le déroulement des tournées qui posent problème à de nombreux fournisseurs. Des solutions logicielles intelligentes, alimentées directement et en permanence par les données télématiques des camions, peuvent y remédier. Elles utilisent en outre des méthodes de prévision mathématiques pour intégrer dans les calculs tous les flux de données pertinents issus du routage, des informations sur le trafic ou même des influences météorologiques – et fournissent ensuite des ETA précises de manière entièrement automatisée.

Si un tel système, qui prend en compte les heures d’arrivée de ses propres camions à différents endroits dans la planification, est déjà utilisé, pourquoi ne pas utiliser ces informations pour créer de la valeur ajoutée dans la préparation des commandes et dans l’entrepôt ? Et comment garantir exactement que ces informations parviennent à l’entrepôt ? Alors qu’une collaboration entre la planification des besoins et l’entrepôt est plus que souhaitable en termes de processus commerciaux, il faut éviter des perturbations supplémentaires dans la planification des besoins, qui est déjà souvent trépidante. Il faut donc réduire au minimum les demandes permanentes et les coordinations fréquentes entre les deux services.

Idéalement, les entreprises utilisent à cet effet un moniteur d’arrivée dédié (également appelé moniteur ETA). Une telle solution doit, d’une part, être simple et facile à comprendre et, d’autre part, être parfaitement adaptée aux besoins des collaborateurs de l’entrepôt. Les planificateurs ont l’habitude d’effectuer la majeure partie de leur travail sur ordinateur, généralement même avec plusieurs moniteurs fonctionnant en parallèle. Dans l’entrepôt, le travail est en général nettement plus physique. Les informations pertinentes doivent donc être affichées le plus clairement possible et être présentes à tout moment. Souvent, un grand écran placé au centre et affichant les informations essentielles pour le secteur concerné peut déjà être utile. Selon la taille de l’entrepôt, plusieurs écrans placés à différents endroits peuvent également s’avérer utiles, en particulier lorsque plusieurs rampes sont utilisées en parallèle.

L’introduction d’un moniteur d’arrivée crée une valeur ajoutée pour tous les secteurs de l’entreprise.