4 Tipps, wie Sie mit Software viel Zeit in der Disposition sparen können

Disponenten sind die zentralen Mitarbeiter, wenn es um die Organisation jeder Art von Logistik geht. Unabhängig davon, ob es sich um eine klassische Spedition oder einen Versender handelt, oder ob Sonderfälle, wie Werks­verkehre und intermodale Transporte, organisiert werden wollen – ohne den Disponenten als zentralen Planer kommen die Güter nicht auf die Straße. Disponenten sollen dabei dafür sorgen, dass eigene und fremde Lkw jeden Tag optimal eingesetzt und ausgelastet werden.

Die Arbeitsbereiche in der Disposition sind vielfältig, man muss planen, kontrollieren, reagieren und informieren. Das bedeutet traditionell auch, dass Disponenten im Tagesgeschäft im Mittelpunkt des Chaos stehen und sich unzähligen Störungen ausgesetzt sehen.

Je weniger Störungen, desto weniger Zeitverlust in der Disposition

Störungen und Stress in der Disposition treffen die Mitarbeiter und das Unternehmen an empfindlichen Stellen: Denn Stress bedeutet mangelnde Konzentration und Sorgfalt und führt zu Flüchtig­­keits­­fehlern und sub­optimalen Plänen. Unzufrie­dene Mitarbeiter und unzu­friedene Kunden sind die Folge.

Intelligente Softwarelösungen für die Disposition können nicht alle Ursachen für Störungen abschaffen, aber viele. Und sie können den Disponenten Routine­aufgaben abnehmen, sodass mehr Zeit für wichtige Kern­tätig­keiten bleibt. Mit vier wichtigen Maßnahmen können Sie viel Zeit in der Disposition sparen.

1. Zeit in der Disposition sparen durch Trans­parenz für Ihre Disponenten

Planung und Durchführung sind in der Disposition zwei Paar Schuhe, genau wie Theorie und Praxis. Ein erstellter Tourenplan funktioniert meist nur so lange, bis er auf die Realität trifft.

Fahrzeuge stehen im Stau oder haben Pannen, eine Entlade­stelle ist nicht anfahrbar oder die Ware im Lager ist noch nicht kommis­­sioniert. Der Kollege aus dem Vertrieb hat gestern noch eine Tour verkauft, die heute Abend berück­­sichtigt werden muss, eine Kundin ruft an und fragt nach dem Verbleib ihrer Sendung.

Umso wichtiger ist es, dass allen Disponenten alle notwen­digen Informa­­tionen schnell und möglichst auf einen Blick innerhalb eines Systems zur Verfügung stehen. Wie kann das gewähr­leistet werden:

• Setzen Sie Telematik­­lö­­sun­­gen in Ihren Lkw ein und integrieren Sie diese in Ihre Dispo­sitions­software. GPS- und Status­­informa­­tionen zeigen Ihren Disponenten nicht nur auf, wo sich ein Lkw befindet, sondern auch, ob und wo bereits Verzöge­­rungen eingetreten sind.
• Übernehmen Sie die Daten des Digitalen Tacho in Echtzeit in Ihre Disposition, damit jederzeit Transparenz über verbleibende Lenk- und Arbeits­zeiten besteht.
• Nutzen Sie die Möglich­kei­ten zur Vorhersage von Ankunfts­­zeiten (ETA). Damit können die Disponenten bereits früh­zeitig drohende Verspä­tungen erkennen.
• Arbeiten Sie mit digitalen Transport­­auf­­trä­gen und lassen Sie Be- und Entlade­­standorte automatisch geo­lokali­­sieren.
• Lassen Sie die Zeitplanung von der Software machen. Wie lange die Fahrt von A nach B dauert, wann eine Pause notwendig wird oder welche Anfahrtszeit zum nächsten Beladeort anzusetzen ist, kann ein intelli­gentes System in Sekunden­­bruch­­teilen berechnen – auch in Regionen, in denen sich Ihr Disponent nicht so gut auskennt.

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2. Zeit sparen durch effizien­­tere Kommuni­­kation mit den Fahrern

Ein Großteil der Telefonate in der Dispo erfolgt erfahrungs­­gemäß mit den Fahrer­innen und Fahrern. Auch hier kann ein Software­system den Disponenten durch die Anbindung eines Telematik­­systems massiv unterstützen.

Die Nutzung von Informationen zum aktuellen GPS-Standort und zum Tourstatus bzw. zur ausgeführten Tätigkeit wurde bereits oben dargestellt. Darüber hinaus ist aber auch der umgekehrte Weg, also der Infor­mations­fluss Richtung Fahrer, von großer Bedeutung und kann bei entsprechender Qualität unnötige Fehler und Rückfragen im Tagegeschäft vermeiden.

So können Lieferadressen direkt an den Fahrer und eine Navigations­lösung im Fahrzeug übergeben werden, Übernahme­fehler werden somit ausgeschlossen. Notwendige Sicher­heits­vor­schriften beim Kunden oder besondere Hygiene­maßnahmen können bereits während der Anfahrt zur Verfügung gestellt werden und müssen nicht einem zusätzlichen Merkzettel o. ä. entnommen werden.

Ein weiterer wichtiger Kommunikations­grund zwischen Disponent und Fahrer sind Waren­beschä­digungen. Sollte es zu Schäden an der Ware gekommen sein, können Fotos des Transportschadens sowie Beweise für die tatsächlich ausge­lieferten Mengen direkt und digital erfasst und ins System übertragen werden. Diese Informationen stehen dann nicht nur unverzüglich in der Disposition, sondern z. B. auch in der Reklamation und Qualitäts­sicherung zur Verfügung.

Mit diesem Prozess der einfacheren und effizienten Kommunikation zwischen Disposition und Fahrer sparen alle Beteiligten wertvolle Zeit und die persönliche Kommunikation kann auf die wirklich wichtigen Punkte reduziert werden.

3. Informieren Sie Ihre Kunden zeitsparend digital und automa­ti­siert

Transparenz und eine automatisierte Bereit­stel­lung von Informationen zum Lieferverlauf und vor allem über den voraus­sichtlichen Liefertermin (Estimated Time of Arrival, kurz ETA) einer Sendung sind für Ihre Kunden von hohem Nutzen. Die Herstellung dieser Transparenz kann auf verschie­denen Wegen erfolgen. Insbesondere die Nutzung automatischer Avise als auch das Angebot einer Sendungs­verfolgung führen zu einer Minimierung von aufwendigen Telefon­anrufen – eine weitere Möglichkeit, wie Sie Zeit in der Disposition sparen.

Dank individuell konfigurierbarer Auslöse­ereig­nisse werden Avise heutzutage bevorzugt via automati­sierter E‑Mail oder elektro­nischer Kurznachricht versendet. Parallel hat sich auch die Sendungs­verfolgung als zweiter Standard für die automati­sierte Kunden­information heraus­kristalli­siert. Hierbei kann der Kunde selbst­ständig online den Versandstatus und voraus­sichtlichen Ankunftstermin seiner Ware einsehen.

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4. Disponieren Sie schneller dank Automatismen und Künstlicher Intelligenz

Ein automatisch erstellter Tourenplan kann den Disponenten zeitlich stark entlasten. Der Tourenplan wird dabei aber in der Regel nicht ohne das Wissen und Know-how des Disponenten erstellt. Im Gegenteil: Die Systeme nutzen durch die Verwendung von einge­pflegten Regeln und Beschrän­kungen das implizite Wissen eines jeden Disponenten und bilden es digital im Tourenplan ab.

Die Zeitersparnis ergibt sich durch die system­seitige Übernahme von Aufgaben, die sich mathematisch gut lösen lassen, jedoch für einen Menschen durchaus heraus­fordernd und zeit­intensiv sind.

• Welche Ladungen in welche Richtungen lassen sich zusammenfassen?
• Wie lange dauert der Transport auf einer Route und lassen sich Folgetermine pünktlich einhalten?
• Steht den Fahrern ausreichend Lenk- und Arbeitszeit für die geplanten Tätigkeiten zur Verfügung, oder gibt es gar noch nutzbare Puffer?
• Welche Fahrzeuge sind zu einem bestimmten, zukünftigen Zeitpunkt in einer Region verfügbar?
• Sollen der Fahrer und das Fahrzeug am Tagesende in die Zentrale oder an einen Heimatort zurück­kehren?

Je mehr dieser Fragen von einem System automatisch beantwortet werden können, desto mehr Zeit wird der Disposition freigeräumt, die verblei­benden Sonderfälle und ad hoc auftretende Probleme zu lösen. Vor allem eine KI-basierte Tourenoptimierung kann dafür sorgen, dass Sie Zeit in der Disposition sparen.

Intelligente Softwaresysteme sind deshalb für die Disposition der Zukunft ein Must-have.