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Donnerstag, 17. Dezember 2020

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4 Tipps, wie Sie mit Software in der Disposition viel Zeit sparen können

Disponenten sind die zentralen Mitarbeiter, wenn es um die Organisation jeder Art von Logistik geht. Unabhängig davon, ob es sich um eine klassische Spedition oder einen Versender handelt, oder ob Sonderfälle, wie Werksverkehre und intermodale Transporte, organisiert werden wollen – ohne den Disponenten als zentralen Planer kommen die Güter nicht auf die Straße. Disponenten sollen dabei dafür sorgen, dass eigene und fremde Lkw jeden Tag optimal eingesetzt und ausgelastet werden.

Die Arbeitsbereiche in der Disposition sind vielfältig, man muss planen, kontrollieren, reagieren und informieren. Das bedeutet traditionell auch, dass Disponenten im Tagesgeschäft im Mittelpunkt des Chaos stehen und sich unzähligen Störungen ausgesetzt sehen.

Störungen und Stress in der Disposition treffen die Mitarbeiter und das Unternehmen an empfindlichen Stellen: Denn gestresste Mitarbeiter bedeuten mangelnde Konzentration und Sorgfalt und führen zu Flüchtigkeitsfehlern und suboptimalen Plänen. Unzufriedene Mitarbeiter und unzufriedene Kunden sind die Folge.

Intelligente Software-Lösungen für die Disposition können nicht alle Ursachen für Störungen abschaffen, aber viele. Und sie können den Disponenten Routineaufgaben abnehmen, so dass mehr Zeit für wichtige Kerntätigkeiten bleibt. Mit vier wichtigen Maßnahmen können Sie viel Zeit in der Disposition sparen.

1. Geben Sie Ihren Disponenten Transparenz über alle relevanten Informationen

Planung und Durchführung sind in der Disposition zwei Paar Schuhe, genau wie Theorie und Praxis. Ein erstellter Tourenplan funktioniert meist nur so lange, bis er auf die Realität trifft:

Fahrzeuge stehen im Stau oder haben Pannen, eine Entladestelle ist nicht anfahrbar oder die Ware im Lager ist noch nicht kommissioniert. Der Kollege aus dem Vertrieb hat gestern noch eine Tour verkauft, die heute Abend berücksichtigt werden muss, eine Kundin ruft an und fragt nach dem Verbleib ihrer Sendung.

Umso wichtiger ist es, dass allen Disponenten alle notwendigen Informationen schnell und möglichst auf einen Blick innerhalb eines Systems zur Verfügung stehen. Wie kann das gewährleistet werden:

  • Setzen Sie Telematiklösungen in Ihren Lkw ein und integrieren Sie diese in Ihre Dispositionssoftware. GPS- und Statusinformationen zeigen Ihren Disponenten nicht nur auf, wo sich ein Lkw befindet, sondern auch, ob und wo bereits Verzögerungen eingetreten sind.
  • Übernehmen Sie die Daten des Digitalen Tacho in Echtzeit in Ihre Disposition, damit jederzeit Transparenz über verbleibende Lenk- und Arbeitszeiten besteht.
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Vorhersage von Ankunftszeiten (ETA). Damit können die Disponenten bereits frühzeitig drohende Verspätungen erkennen.
  • Arbeiten Sie mit digitalen Transportaufträgen und lassen Sie Be- und Entladestandorte automatisch geolokalisieren.
  • Lassen Sie die Zeitplanung von der Software machen. Wie lange die Fahrt von A nach B dauert, wann eine Pause notwendig wird oder welche Anfahrtszeit zum nächsten Beladeort anzusetzen ist, kann ein intelligentes System in Sekundenbruchteilen berechnen – auch in Regionen, in denen sich Ihr Disponent nicht so gut auskennt.

Bild: iStock (Smederevac)

2. Sorgen Sie für effizientere Kommunikation mit den Fahrern

Ein Großteil der Telefonate in der Dispo erfolgt erfahrungsgemäß mit den Fahrerinnen und Fahrern. Auch hier kann ein Softwaresystem den Disponenten durch die Anbindung eines Telematiksystems massiv unterstützen.

Die Nutzung von Informationen zum aktuellen GPS-Standort und zum Tourstatus bzw. zur ausgeführten Tätigkeit wurde bereits oben dargestellt. Darüber hinaus ist aber auch der umgekehrte Weg, also der Informationsfluss Richtung Fahrer, von großer Bedeutung und kann bei entsprechender Qualität unnötige Fehler und Rückfragen im Tagegeschäft vermeiden.

So können Lieferadressen direkt an den Fahrer und eine Navigationslösung im Fahrzeug übergeben werden, Übernahmefehler werden somit ausgeschlossen. Notwendige Sicherheitsvorschriften beim Kunden oder besondere Hygienemaßnahmen können bereits während der Anfahrt zur Verfügung gestellt werden und müssen nicht einem zusätzlichen Merkzettel o. ä. entnommen werden.

Ein weiterer wichtiger Kommunikationsgrund zwischen Disponent und Fahrer sind Warenbeschädigungen. Sollte es zu Schäden an der Ware gekommen sein, können Fotos des Transportschadens sowie Beweise für die tatsächlich ausgelieferten Mengen direkt und digital erfasst und ins System übertragen werden. Diese Informationen stehen dann nicht nur unverzüglich in der Disposition, sondern z. B. auch in der Reklamation und Qualitätssicherung zur Verfügung.

Mit diesem Prozess der einfacheren und effizienten Kommunikation zwischen Disposition und Fahrer sparen alle Beteiligten wertvolle Zeit und die persönliche Kommunikation kann auf die wirklich wichtigen Punkte reduziert werden.

3. Informieren Sie Ihre Kunden digital und automatisiert

Transparenz und eine automatisierte Bereitstellung von Informationen zum Lieferverlauf und vor allem über den voraussichtlichen Liefertermin (Estimated Time of Arrival, kurz ETA) einer Sendung sind für Ihre Kunden von hohem Nutzen. Die Herstellung dieser Transparenz kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Insbesondere die Nutzung automatischer Avise als auch das Angebot einer Sendungsverfolgung führen zu einer Minimierung von aufwendigen und zeitraubenden Telefonanrufen.

Dank individuell konfigurierbarer Auslöseereignisse werden Avise heutzutage bevorzugt via automatisierter E‑Mail oder elektronischer Kurznachricht versendet. Parallel hat sich auch die Sendungsverfolgung als zweiter Standard für die automatisierte Kundeninformation herauskristallisiert. Hierbei kann der Kunde selbstständig online den Versandstatus und voraussichtlichen Ankunftstermin seiner Ware einsehen.

Bild: iStock (dusanpetkovic)

4. Disponieren Sie schneller dank Automatismen und Künstlicher Intelligenz

Ein automatisch erstellter Tourenplan kann den Disponenten zeitlich stark entlasten. Der Tourenplan wird dabei aber in der Regel nicht ohne das Wissen und Know-how des Disponenten erstellt. Im Gegenteil: Die Systeme nutzen durch die Verwendung von eingepflegten Regeln und Beschränkungen das implizite Wissen eines jeden Disponenten und bilden es digital im Tourenplan ab.

Die Zeitersparnis ergibt sich durch die systemseitige Übernahme von Aufgaben, die sich mathematisch gut lösen lassen, jedoch für einen Menschen durchaus herausfordernd und zeitintensiv sind.

  • Welche Ladungen in welche Richtungen lassen sich zusammenfassen?
  • Wie lange dauert der Transport auf einer Route und lassen sich Folgetermine pünktlich einhalten?
  • Steht den Fahrern ausreichend Lenk- und Arbeitszeit für die geplanten Tätigkeiten zur Verfügung, oder gibt es gar noch nutzbare Puffer?
  • Welche Fahrzeuge sind zu einem bestimmten, zukünftigen Zeitpunkt in einer Region verfügbar?
  • Sollen der Fahrer und das Fahrzeug am Tagesende in die Zentrale oder an einen Heimatort zurückkehren?

Je mehr dieser Fragen von einem System automatisch beantwortet werden können, desto mehr Zeit wird der Disposition freigeräumt, die verbleibenden Sonderfälle und ad hoc auftretende Probleme zu lösen.

Intelligente Softwaresysteme sind deshalb für die Disposition der Zukunft ein Must-have.

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Fazit

Durch gezielte Softwareunterstützung der Disposition kann ein großer Teil der traditionell in der Dispo herrschenden Hektik vermieden werden. Die Digitalisierung der Kommunikation mit Fahrern und Kunden reduziert die Zahl der täglichen Telefonate ganz erheblich und sorgt bei allen Beteiligten für eine höhere Zufriedenheit.

Ein transparenter Überblick über alle relevanten Informationen und die Nutzung von Künstlicher Intelligenz zur automatischen Tourenplanung entlasten den Disponenten von Routineaufgaben und sparen viel Zeit. Intelligente Softwaresysteme sind deshalb für die Disposition der Zukunft ein Must-have.

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